| Message Content |
Introduction
We’re introducing a new map-based desk booking experience in Microsoft Places that replaces the existing reservation flows in the Places app and calendar across desktop and mobile. This update enhances usability, supports both individually configured and pooled desks, and introduces new capabilities to improve workplace flexibility and collaboration.
This message is associated with Microsoft 365 Roadmap IDs 488802, 488803, 488804, 488805 and 488809.
When this will happen
General Availability (Worldwide): We will begin rolling out in mid-August 2025 and expect to complete by end of September 2025.
How this will affect your organization
This update introduces a refreshed user experience for desk booking in Microsoft Places for users with users with a Teams Premium license. It replaces the existing desk reservation flows in the Places app and calendar across desktop and mobile platforms.
The new experience is available to Microsoft 365 tenants that have enabled desk reservation through Microsoft Places. It enhances usability and flexibility for hybrid work scenarios by offering:
- A unified desk booking interface across the calendar (New Outlook, Teams, OWA) and the Places app (web and connected app in Teams/Outlook)
- Interactive floor maps with fixture support, including fallback functionality for floors without uploaded maps
- The ability to view colleagues’ seating locations and reserve nearby desks (visibility is user-controlled)
- Support for partial-day and multi-day desk reservations
- Delegation capabilities for executive assistants or delegates to reserve desks on behalf of others
- Admin-configurable check-in requirements, with automatic release of unclaimed desks
- Support for both assigned desks (for specific users) and drop-in desks (non-reservable, real-time availability shown)
Licensing: This is a user experience update to an existing feature and requires a Teams Premium license. Users without a license will not see the feature in the UI. A trial or preview option is not currently available.
Access control: No changes. Admins can continue to manage access using existing policy settings or Entra ID group membership.
Dependencies: Uploading floor maps is optional but recommended to enable the full visual experience. A fallback experience is available for floors without uploaded maps.
Note: Legacy desk booking via the calendar’s event form (supporting only workspaces/desk pools) remains available and does not require Microsoft Places or Teams Premium.
What you need to do to prepare
No admin action is required before rollout. However, to maximize the benefits of the new experience, we recommend:
- Communicating the update to users who reserve desks via the Places app or calendar (New Outlook or Teams)
- Uploading floor maps with fixtures to enable the full visual experience
Compliance considerations
| Does the change store new customer data? |
The new desk booking experience stores desk reservation data, including user location preferences and shared visibility settings. This data is stored within Microsoft 365 services and may be cached for performance optimization. |
| Does the change alter how existing customer data is processed, stored, or accessed? |
Desk reservation data is now processed to support map-based visualization and colleague proximity features. This includes accessing user reservation details to display desk occupancy on maps. |
| Does the change introduce or significantly modify AI/ML or agent capabilities that interact with or provide access to customer data? |
The system uses intelligent logic to surface desk availability and colleague proximity, which may involve AI-based recommendations or filtering based on user preferences and historical data. |
| Does the change provide a new way of communicating between users, tenants, or subscriptions? |
Users can now optionally share their desk reservation information with colleagues, enabling a new form of workplace visibility and coordination. |
| Does the change modify how users can access, export, delete, or correct their personal data within Microsoft 365 services (GDPR Data Subject Rights)? |
Users have control over whether their desk reservation data is visible to others, and can modify or delete their reservations, aligning with GDPR data subject rights. |
| Does the change include an admin control and, can it be controlled through Entra ID group membership? |
Admins can configure desk reservation policies, including check-in requirements and desk assignment rules. These controls can be scoped using Entra ID group membership. |
| Does the change allow a user to enable and disable the feature themselves? |
Users can choose whether to share their desk reservation details and can opt in or out of visibility features within the Places app or calendar interface. |
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| Machine Translation |
紹介
Microsoft Places に、デスクトップとモバイルの Places アプリと予定表の既存の予約フローを置き換える、新しいマップベースのデスク予約エクスペリエンスを導入します。このアップデートにより、使いやすさが向上し、個別に構成されたデスクとプールされたデスクの両方がサポートされ、職場の柔軟性とコラボレーションを向上させる新機能が導入されます。
このメッセージは、Microsoft 365 ロードマップ ID 488802、 488803、 488804、 488805 、 488809に関連付けられています。
これがいつ起こるか
一般提供 (全世界): 2025 年 8 月中旬に展開を開始し、2025 年 9 月末までに完了する予定です。
これが組織に与える影響
この更新プログラムでは、 Teams Premium ライセンスを持つユーザーを持つユーザー向けに、Microsoft Places でのデスク予約のユーザー エクスペリエンスが更新されました。これは、デスクトップとモバイル プラットフォームにわたる Places アプリとカレンダーの既存のデスク予約フローに取って代わります。
新しいエクスペリエンスは、Microsoft Places を通じてデスク予約を有効にした Microsoft 365 テナントが利用できます。以下を提供することで、ハイブリッド ワーク シナリオの使いやすさと柔軟性が向上します。
- 予定表 (新しい Outlook、Teams、OWA) と Places アプリ (Teams/Outlook の Web および接続アプリ) 全体の統合デスク予約インターフェイス
- フィクスチャをサポートするインタラクティブなフロアマップ(マップがアップロードされていないフロアのフォールバック機能を含む)
- 同僚の着席位置を表示し、近くのデスクを予約する機能(可視性はユーザー制御)
- 部分日および複数日のデスク予約のサポート
- エグゼクティブアシスタントまたは代理人が他の人に代わってデスクを予約するための委任機能
- 管理者が設定可能なチェックイン要件、未請求のデスクの自動リリース
- 割り当てられたデスク (特定のユーザー向け) とドロップイン デスク (予約不可、リアルタイムの空き状況を表示) の両方のサポート
ライセンス： これは既存の機能に対するユーザー エクスペリエンスの更新であり、Teams Premium ライセンスが必要です。ライセンスのないユーザーには、UI にこの機能が表示されません。トライアルまたはプレビューオプションは現在利用できません。
アクセス制御: 変更なし。管理者は、既存のポリシー設定または Entra ID グループ メンバーシップを使用して、引き続きアクセスを管理できます。
依存 関係： フロアマップのアップロードはオプションですが、完全なビジュアルエクスペリエンスを有効にするために推奨されます。フォールバック エクスペリエンスは、マップがアップロードされていないフロアで使用できます。
注: カレンダーのイベント フォーム (ワークスペース/デスク プールのみをサポート) を使用した従来のデスク予約は引き続き利用可能であり、Microsoft Places や Teams Premium は必要ありません。
準備に必要なこと
ロールアウト前に管理者のアクションは必要ありません。ただし、新しいエクスペリエンスの利点を最大限に活用するには、次のことをお勧めします。
- Places アプリまたは予定表 (新しい Outlook または Teams) を使用してデスクを予約するユーザーに更新プログラムを通知する
- フィクスチャ付きのフロアマップをアップロードして、完全な視覚体験を実現する
コンプライアンスに関する考慮事項
| 変更により、新しい顧客データが保存されますか? |
新しいデスク予約エクスペリエンスには、ユーザーの場所設定や共有表示設定など、デスク予約データが保存されます。このデータは Microsoft 365 サービス内に格納され、パフォーマンスを最適化するためにキャッシュされる場合があります。 |
| この変更により、既存の顧客データの処理、保存、またはアクセスの方法が変わりますか? |
デスク予約データは、マップベースの視覚化と同僚の近接機能をサポートするように処理されるようになりました。これには、ユーザーの予約の詳細にアクセスして、地図上にデスクの占有率を表示することが含まれます。 |
| この変更により、顧客データと対話したり、顧客データへのアクセスを提供したりする AI/ML またはエージェント機能が導入または大幅に変更されますか? |
このシステムはインテリジェントなロジックを使用して、デスクの空き状況と同僚の近接性を明らかにし、これには AI ベースの推奨事項やユーザーの好みや履歴データに基づくフィルタリングが含まれる場合があります。 |
| この変更により、ユーザー、テナント、またはサブスクリプション間の新しい通信方法が提供されますか? |
ユーザーはオプションでデスク予約情報を同僚と共有できるようになり、新しい形の職場の可視性と調整が可能になります。 |
| この変更により、ユーザーが Microsoft 365 サービス内の個人データにアクセス、エクスポート、削除、または修正する方法が変更されますか (GDPR データ主体の権利)? |
ユーザーは、自分のデスク予約データを他のユーザーに表示されるかどうかを制御し、GDPR データ主体の権利に合わせて予約を変更または削除できます。 |
| 変更には管理者コントロールが含まれていますか、また Entra ID グループ メンバーシップを使用して制御できますか? |
管理者は、チェックイン要件やデスク割り当てルールなど、デスク予約ポリシーを構成できます。これらのコントロールは、Entra ID グループメンバーシップを使用してスコープを設定できます。 |
| この変更により、ユーザーは自分で機能を有効または無効にすることができますか? |
ユーザーは、デスクの予約の詳細を共有するかどうかを選択し、プレイス アプリまたはカレンダー インターフェイス内の表示機能をオプトインまたはオプトアウトできます。 |
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