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MC1158895 | Microsoft Viva Pulse: Updates to data retention policy

MC1158895 | Microsoft Viva Pulse: Updates to data retention policy
Classification stayInformed
Last Updated 09/24/2025 22:42:37
Start Time 09/24/2025 22:42:20
End Time 12/31/2025 08:00:00
Message Content

[Introduction:]

We’re updating the data retention policy for Microsoft Viva Pulse to improve consistency and transparency in how customer content is stored. This change aligns with our commitment to data governance and ensures that Pulse data remains available for reporting and analysis as long as the subscription is active.

[When this will happen:]

  • General Availability: Begins early October 2025
  • Expected Completion: Mid-October 2025

[How this affects your organization:]

Who is affected: All Microsoft 365 tenants using Viva Pulse

What will happen:

  • Viva Pulse templates (research-backed and custom) are stored in Azure Cosmos DB based on tenant location (West US or EU).
  • These templates will be retained indefinitely while the tenant maintains an active Pulse subscription or until the tenant deletes the data.
  • Prior to September 1, 2025, Pulse instances were stored in Microsoft Forms. Forms data will continue to be retained indefinitely if the Pulse request met the minimum response threshold for report generation. If the Pulse request closed without meeting the threshold, Forms data was deleted immediately.

[What you can do to prepare:]

[Compliance considerations:]

Does the change alter how existing customer data is processed, stored, or accessed (such as documents, emails, chats, etc.), if so how and to what extent? Yes. Viva Pulse data will now be stored indefinitely in Azure Cosmos DB while the tenant maintains an active Pulse subscription or until the tenant chooses to delete their data. Previously, Pulse data was stored in Microsoft Forms and subject to deletion based on reporting thresholds.
Machine Translation

[はじめに:]

Microsoft Viva Pulse のデータ 保持ポリシー を更新して、顧客コンテンツの保存方法の一貫性と透明性を向上させています。この変更は、データガバナンスに対する当社の取り組みと一致しており、サブスクリプションがアクティブな限り、Pulse データをレポートと分析に引き続き利用できるようにします。

[これがいつ起こるか:]

  • 一般提供 :2025年10月上旬開始
  • 完了予定: 2025年10月中旬

[これがあなたの組織に与える影響:]

影響を受けるユーザー: Viva Pulse を使用しているすべての Microsoft 365 テナント

何が起こるか:

  • Viva Pulse テンプレート (調査に裏付けられたカスタム) は、テナントの場所 (米国西部または EU) に基づいて Azure Cosmos DB に格納されます。
  • これらのテンプレートは、テナントがアクティブな Pulse サブスクリプションを維持している間、またはテナントがデータを削除するまで無期限に保持されます。
  • 2025 年 9 月 1 日より前は、Pulse インスタンスは Microsoft Forms に保存されていました。Pulse リクエストがレポート生成の最小応答しきい値を満たした場合、フォーム データは引き続き無期限に保持されます。Pulse リクエストがしきい値を満たさずに終了した場合、フォーム データはすぐに削除されました。

[準備するためにできること:]

[コンプライアンスに関する考慮事項:]

この変更により、既存の顧客データの処理、保存、アクセス方法(ドキュメント、電子メール、チャットなど)が変更されますか、変更される場合は、どのように、どの程度変更されますか? はい。Viva Pulse データは、テナントがアクティブな Pulse サブスクリプションを維持している間、またはテナントがデータを削除することを選択するまで、Azure Cosmos DB に無期限に格納されます。以前は、Pulse データは Microsoft Forms に保存され、レポートのしきい値に基づいて削除されていました。
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