User impact: Users who are scheduling meetings may not receive accurate declined email messages in Exchange Online.

More info: Specifically, when users send a meeting invitation that is declined by a resource room, the email response may be missing the Organizer’s details.

As a way to avoid impact, users can enable Auto Room Booking for the event. To enable this feature, once the users add attendees and select the correct time, there is an “Add room with Copilot” button which will enable Auto Room Booking. Once this is enabled, users will see “Copilot Managed” and “Copilot will rebook if the room declines or the meeting is rescheduled”. Additionally, when viewing the “Places finder”, it will also show this feature enabled once users click “Add a room or location”, then “Browse all rooms”, users will see “Rebook declined rooms” toggled on.

In order to enable this feature, users must have an active Copilot license and be scheduling meetings using the Outlook (new), Outlook on the web or Microsoft Teams.

Current status: We’ve identified a recent deployment implemented a design change that’s preventing the Organizers details from reflecting properly when a meeting invitation is declined by a resource room. We’re developing a fix to restore the Organizers details when meeting invitations are declined by a resource room, which will undergo validations and internal testing before deploying it to the impacted environment. We’ll aim to provide a deployment timeline once available.

Scope of impact: Some users who are scheduling meetings that are being declined by a resource room may be impacted.

Start time: Monday, October 27, 2025, at 12:00 AM UTC

Root cause: A recent deployment implemented a design change that’s preventing the Organizers details from reflecting properly when a meeting invitation is declined by a resource room.

Next update by: Tuesday, November 18, 2025, at 8:00 AM UTC

ユーザーへの影響: 会議をスケジュールしているユーザーは、Exchange Online で正確な拒否された電子メール メッセージを受信できない可能性があります。

詳細: 具体的には、ユーザーがリソース ルームによって拒否された会議出席依頼を送信すると、電子メールの応答に開催者の詳細が欠落している可能性があります。

影響を回避する方法として、ユーザーはイベントの自動会議室予約を有効にすることができます。この機能を有効にするには、ユーザーが出席者を追加して正しい時間を選択すると、自動会議室予約を有効にする [Copilot で会議室を追加] ボタンが表示されます。これを有効にすると、ユーザーには “Copilot 管理” と “会議室が拒否された場合、または会議が再スケジュールされた場合、Copilot は再予約します” と表示されます。さらに、「場所ファインダー」を表示すると、ユーザーが「部屋または場所を追加」をクリックし、「すべての部屋を参照」をクリックすると、この機能が有効になっていると表示されます。

この機能を有効にするには、ユーザーはアクティブな Copilot ライセンスを持ち、Outlook (新)、Outlook on the web、または Microsoft Teams を使用して会議をスケジュールする必要があります。

現在の状態: 最近の展開では、リソース ルームによって会議出席依頼が拒否されたときに開催者の詳細が正しく反映されない設計変更が実装されていることが確認されました。会議の招待状がリソース ルームによって拒否された場合に開催者の詳細を復元する修正プログラムを開発しており、影響を受ける環境に展開する前に検証と内部テストが行われます。デプロイのタイムラインが利用可能になり次第、提供することを目指します。

影響の範囲: リソース ルームによって拒否されている会議をスケジュールしている一部のユーザーが影響を受ける可能性があります。

開始時間: 2025 年 10 月 27 日月曜日午前 12:00 UTC

根本原因: 最近の展開では、会議出席依頼がリソース ルームによって拒否されたときに開催者の詳細が適切に反映されない設計変更が実装されました。

次回更新: 2025 年 11 月 18 日火曜日午前 8:00 UTC