User impact: Users who were scheduling meetings may not have received accurate declined email messages in Exchange Online.

More info: Specifically, when users sent a meeting invitation that was declined by a resource room, the email response may have been missing the Organizer’s details.
While we were focused on remediation, impacted users may have been able to avoid impact by utilizing the Auto Room Booking feature, which would show up automatically if they have an active Copilot license when scheduling meetings through the new Outlook desktop client, Outlook on the web, or Microsoft Teams. After adding attendees and selecting a time for the meeting, organizers with this feature available would see a “Add room with Copilot” button which would enable Auto Room Booking. Once this was enabled, users would see “Copilot Managed” and “Copilot will rebook if the room declines or the meeting was rescheduled”. Additionally, when viewing the “Places finder”, it should also show this feature as enabled, and when users click “Add a room or location”, then “Browse all rooms”, users will see “Rebook declined rooms” toggled on.
In order to enable this feature, users must have an active Copilot license and been scheduling meetings using the Outlook (new), Outlook on the web or Microsoft Teams.

Final status: The fix has fully saturated in the affected service environment, and after validating internally in our test environment, we’ve confirmed that impact has been successfully remediated.

Scope of impact: Some users who were scheduling meetings that were being declined by a resource room may have been impacted.

Start time: Monday, October 27, 2025, at 12:00 AM UTC

End time: Saturday, November 29, 2025, at 6:46 AM UTC

Root cause: A recent deployment implemented a design change that’s preventing the Organizers’ details from reflecting properly when a meeting invitation was declined by a resource room.

Next steps:
– We’re reviewing our feature and design change update testing to better identify the potential for impact to declined email message details prior to deployment, to help prevent similar impact in the future and improve our pre-deployment update testing processes.

This is the final update for the event.

ユーザーへの影響:会議をスケジューリングしていたユーザーは、Exchange Onlineで正確な拒否メールを受け取っていない可能性があります。

さらに詳しくは、ユーザーがリソースルームで招待を送った際に拒否された場合、メールの返信に主催者の詳細が欠けていた可能性があります。
私たちは修復に注力していましたが、影響を受けたユーザーは、新しいOutlookデスクトップクライアント、Outlookオンライン版、Microsoft Teamsを通じて会議をスケジューリングする際に、有効なCopilotライセンスを持っている場合に自動表示されるAuto Room Booking機能を利用することで影響を回避できた可能性があります。参加者を追加し、会議の時間を選択すると、この機能がある主催者は「Copilotで部屋を追加」ボタンが表示され、自動ルーム予約が有効になります。これが有効になると、「Copilot管理済み」や「部屋が拒否されたり会議が再スケジュールされた場合、Copilotが再予約します」という表示が表示されるようになりました。さらに、「場所検索ツール」を見ると、この機能も有効になっているように表示され、ユーザーが「部屋または場所を追加」をクリックし、「すべての部屋を閲覧」をクリックすると、「拒否された部屋を再予約」がオンになっているのが確認できます。
この機能を有効にするには、有効なCopilotライセンスを持ち、Outlook(新)、Outlook on the web、またはMicrosoft Teamsを使って会議をスケジューリングしている必要があります。

最終状況:修正は影響を受けたサービス環境で完全に浸透しており、テスト環境内で検証した結果、影響が正常に修復されたことを確認しました。

影響範囲:リソースルームによって拒否された会議をスケジューリングしていたユーザーの一部が影響を受けた可能性があります。

開始時間:2025年10月27日(月)午前0時(UTC)

終了時刻:2025年11月29日土曜日 午前6時46分 UTC

根本原因:最近の導入で設計変更が行われ、リソースルームが会議の招待を断った際に主催者の詳細が正しく反映されなくなっています。

次のステップ:
– 機能および設計変更のアップデートテストを見直し、展開前にメールメッセージの詳細拒否による影響の可能性をより正確に特定し、将来の同様の影響を防ぎ、導入前のアップデートテストプロセスを改善するために活用しています。

これがイベントの最終アップデートです。