[Introduction]

We’re introducing version storage management for video and audio files in SharePoint Online. This new capability allows admins to define and automate version expiration policies for large media files, helping reduce storage consumption, prevent version sprawl, and maintain consistent governance across sites and libraries.

[When this will happen:]

General Availability (Worldwide): Rollout begins mid-December 2025 and is expected to complete by mid-January 2026.

[How this affects your organization:]

Who is affected: Admins managing SharePoint Online sites and libraries that store audio or video files.

What will happen:

• Admins can apply file-type-specific version policies for audio and video files.
• Capabilities include:
  

  • Setting maximum retained versions.
  • Defining expiration periods.
  • Enabling auto-trim behaviors.

• PowerShell support includes:
  

  • Tenant, site, and library-level overrides.
  • Syncing policies across existing libraries.
  • Trimming existing versions to reclaim storage.

• Requires SharePoint Online Management Shell 16.0.26712.12000 or later.
• Policies apply forward unless libraries are manually synced; trimming jobs can delete older versions.

[What you can do to prepare:]

• Install the latest SharePoint Online Management PowerShell.
• Review media-heavy sites and plan version policies.
• Test cmdlets in non-production:
  • Tenant‑Level Controls
  • Set-SPOTenant (new parameter: FileTypesForVersionExpiration, RemoveVersionExpirationFileTypeOverride )
  • Get-SPOTenant (new property: VersionPolicyFileTypeOverride).
  • Site‑Level Contols
  • Set-SPOSite (new parameter: FileTypesForVersionExpiration, RemoveVersionExpirationFileTypeOverride ) 
  • Get-SPOSite (new property: VersionPolicyFileTypeOverride).
  • Document Library‑Level Controls
  • Set-SPOListVersionPolicy (new parameters: FileTypes, sync, RemoveVersionExpirationFileTypeOverride )
  • Get-SPOListVersionPolicy (new property: VersionPolicyFileTypeOverride).
  • Manage Version Policy Jobs
  • New-SPOSiteManageVersionPolicyJob
  • Get-SPOSiteManageVersionPolicyJobProgress
  • Remove-SPOSiteManageVersionPolicyJob
  • File Version Trimming Operations
  • New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob (new parameter: TrimUseListPolicy)
• Decide whether to:
  

  • Override audio, video, or both.
  • Use default or custom expiration periods.
  • Sync all libraries or target specific file types.

• Communicate to site owners:
  

  • Old versions may be deleted.
  • Only new versions get expiration stamps unless trimming jobs run.

Before rollout, we will update this post with new documentation.

[Compliance considerations:]

The following compliance impacts may apply. Review as appropriate for your organization.

No new customer data is stored, and no changes to user-facing access or GDPR workflows.

[はじめに]

SharePoint Onlineで動画と音声ファイルのバージョンストレージ管理を導入します。この新機能により、管理者は大規模なメディアファイルのバージョン有効期限ポリシーを定義・自動化でき、ストレージ消費の削減、バージョンのスプロール防止、サイトやライブラリ間での一貫したガバナンス維持に役立ちます。

[いつ起こるか:]

一般公開(世界展開):展開は2025年12月中旬から始まり、2026年1月中旬までに完了する予定です。

[これがあなたの組織にどのような影響を与えるか:]

影響を受ける人物: Adminは、音声やビデオファイルを保存するSharePoint Onlineのサイトやライブラリを管理しています。

今後の展開:

• 管理者は音声および映像ファイルに対してファイルタイプごとのバージョンポリシーを適用できます。
• 機能には以下が含まれます:

  • 最大保持バージョンの設定。
  • 有効期限の定義。
  • 自動トリム動作を有効にすること。

• PowerShellのサポートには以下が含まれます:

  • テナント、サイト、図書館レベルのオーバーライド。
  • 既存のライブラリ間でポリシーを同期すること。
  • 既存のバージョンをトリミングしてストレージを取り戻すこと。

• SharePoint Online Management Shell 16.0.26712.12000 以降が必要です。
• ポリシーはライブラリが手動で同期されない限り今後適用されます。トリミングジョブは古いバージョンを削除することがあります。

[準備のためにできること:]

• 最新のSharePoint Online Management PowerShellをインストールしてください。
• メディア中心のサイトやバージョンポリシーをレビューしましょう。
• 非本番環境でのコマンドレットテスト:
  • テナントレベルの管理
  • Set-SPOTenant (new parameter: FileTypesForVersionExpiration, RemoveVersionExpirationFileTypeOverride )
  • Get-SPOTenant (新プロパティ:VersionPolicyFileTypeOverride)。
  • サイトレベルの管理
  • Set-SPOSite (new parameter: FileTypesForVersionExpiration, RemoveVersionExpirationFileTypeOverride ) 
  • Get-SPOSite (新プロパティ:VersionPolicyFileTypeOverride)。
  • ドキュメントライブラリレベルのコントロール
  • Set-SPOListVersionPolicy (新しいパラメータ:FileTypes、sync、RemoveVersionExpirationFileTypeOverride)
  • Get-SPOListVersionPolicy (新しいプロパティ: VersionPolicyFileTypeOverride)。
  • バージョンポリシージョブの管理
  • New-SPOSiteManageVersionPolicyJob
  • Get-SPOSiteManageVersionPolicyJobProgress
  • Remove-SPOSiteManageVersionPolicyJob
  • ファイルバージョントリミング操作
  • New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob (new parameter: TrimUseListPolicy)
• 以下を判断するかどうか:

  • 音声、映像、またはその両方を上書きしてください。
  • デフォルトまたはカスタムの有効期限を使いましょう。
  • すべてのライブラリを同期するか、特定のファイルタイプをターゲットにしてください。

• サイトオーナーへのコミュニケーション:

  • 古いバージョンは削除されることがあります。
  • トリミング作業が実行されない限り、新バージョンのみ有効期限が付けられます。

展開前に、新しいドキュメントでこの投稿を更新します。

[コンプライアンス上の考慮事項:]

以下のコンプライアンス影響が適用される可能性があります。あなたの組織に応じてレビューを行ってください。

新しい顧客データは保存されず、ユーザー向けのアクセスやGDPRワークフローの変更もありません。