Updated September 16, 2026: We have updated the content timeline. Thank you for your patience. 

[Introduction]

Viva Engage will stop sending email notifications to users who do not have a valid mailbox or routable email destination. Previously, email notifications could still be attempted for these users, resulting in repeated delivery retries, increased load on email systems, and, in some cases, delays to important business communications.

This change reduces unnecessary email traffic, improves delivery efficiency, and helps ensure important communications are delivered reliably and on time.

Users with supported mailbox configurations, including cloud mailboxes, on-premises mailboxes, shared mailboxes, and other routable email destinations, will continue to receive Viva Engage email notifications as expected.

Notifications delivered through supported channels such as Microsoft Teams remain unaffected.

[When this will happen:]

General Availability (Worldwide): Rollout begins end of September 2026 (previously mid-September) and is expected to complete by end of October 2026 (previously end of September).

[How this affects your organization:]

Who is affected:

• Users who do not have a valid mailbox or routable email destination.
• Microsoft 365 admins managing Viva Engage users and mailbox configurations.

What will happen:

• Viva Engage will no longer attempt to send email notifications to users who do not have a valid mailbox or routable email destination.
• Users with cloud, on-premises, shared, or other supported mailbox configurations will continue to receive email notifications as expected.
• This change does not affect the existing email notification experience for users with a valid mailbox or routable email destination.
• Notifications delivered through Microsoft Teams or other supported channels are not impacted.
• The change is enabled by default and applies automatically.
• Organizations may see:
  

  • Reduced load on email systems and gateways.
  • Fewer retry attempts for undeliverable messages.
  • Improved email delivery efficiency and reliability.

[What you can do to prepare:]

• No action is required.
• Review your Exchange Online licensing configuration to identify users without mailbox access.
• Evaluate your notification strategy (e.g., Teams vs. Email) for frontline workers.
• Inform helpdesk and user support teams of the expected behavior change.
• Update internal documentation if email notifications are referenced for frontline users.

[Compliance considerations:]

• Alters how existing customer data is processed: Email notifications to users without mailboxes are no longer attempted, reducing unnecessary processing of undeliverable messages.
• No other compliance impacts identified.

2026年9月16日更新:コンテンツのタイムラインを更新しました。ご辛抱ありがとうございました。 

[はじめに]

Viva Engageは、有効なメールボックスやルーティング可能なメール宛先を持たないユーザーへのメール通知送信を停止します。以前は、これらのユーザーに対してメール通知を試みることがあり、その結果、繰り返しの配信再送信、メールシステムの負荷増加、場合によっては重要なビジネスコミュニケーションの遅延が発生していました。

この変更により、不要なメールトラフィックが減り、配信効率が向上し、重要なコミュニケーションが確実かつ期限内に届くことを保証します。

クラウドメールボックス、オンプレミスメールボックス、共有メールボックス、その他のルーティング可能なメール宛先を含むサポート済みメールボックス設定を持つユーザーは、期待通りViva Engageのメール通知を受け取り続けます。

Microsoft Teamsなどのサポートチャネルを通じて配信された通知は影響を受けません。

[いつ起こるか:]

一般公開(世界展開):展開は 2026年9月末 (以前は9月中旬)に始まり、 2026年10月末 (以前は9月末)までに完了する見込みです。

[これがあなたの組織にどのような影響を与えるか:]

影響を受ける人物:

• 有効なメールボックスやルーティング可能なメール宛先を持っていないユーザー。
• Microsoft 365管理者がViva Engageのユーザーとメールボックス設定を管理しています。

今後の展開:

• Viva Engageは、有効な郵便受けやルーティング可能なメール宛先を持たないユーザーにメール通知を送ろうとしません。
• クラウド、オンプレミス、共有、その他対応メールボックスの設定を持つユーザーは、引き続き期待通りメール通知を受け取ります。
• この変更は、有効なメールボックスやルーティング可能なメール宛先を持つユーザーの既存のメール通知体験には影響しません。
• Microsoft Teamsやその他の対応チャネルを通じて配信された通知は影響を受けません。
• この変更は デフォルトで有効 化されており、自動的に適用されます。
• 組織は以下のことを見ることができます:

  • メールシステムやゲートウェイの負荷を軽減すること。
  • 配信不能メッセージの再試行も減ります。
  • メール配信の効率と信頼性の向上。

[準備のためにできること:]

• 何の対応も必要ありません。
• Exchange Onlineのライセンス設定を確認し、メールボックスにアクセスできないユーザーを特定してください。
• 現場の従業員向けに 通知戦略 (例:Teams対Email)を評価しましょう。
• ヘルプデスクやユーザーサポートチームに、予想される行動の変化を伝えてください。
• フロントラインユーザーのメール通知が参照されている場合は、内部ドキュメントを更新してください。

[コンプライアンス上の考慮事項:]

• 既存の顧客データの処理方法を変える:メールボックスのないユーザーへのメール通知は試みられなくなり、配達不能なメッセージの不要な処理が減ります。
• 他にコンプライアンスへの影響は確認されていません。