In an effort to simplify the access and permissions landscape in Viva Goals, we will be retiring the ‘Observer’ role from Viva Goals.

[When this will happen:]

We will be rolling out this change in mid-December 2023.

[How this will affect your organization:]

Today, organization administrators can assign certain members in their organization in Viva Goals as observers. Observers, as opposed to Regular members, can’t create, edit, or own OKRs. They have only read-only access to the entire organization.

Going forward, all members in Viva goals will behave like regular users. Organization administrators can use the existing permission settings to control who can create, edit or own OKRs in their organizations. 

Organization administrators will no longer be able to use the “User type for new users” setting assign the observer role to any new users when this change is implemented. Additionally, going forward, the “Invite policy” setting will only have three options – ‘Only admins’, ‘Only admins and team admins’, and ‘Anyone in the organization’.

Organization administrators will start seeing a banner indicating the retirement of the observer role starting early December 2023.

[What you need to do to prepare:]

• In preparation of this change, we recommend that you configure the “User type for new users” setting to “Regular users” to minimize any impact.
• We recommend you configure OKR creation settings according to your organization’s requirements keeping in mind that the Observer role will be retired.
• Additionally, if you have configured the “Invite policy” setting to Regular users, We recommend you change that setting to “Anyone in the organization”

Viva ゴールのアクセスとアクセス許可のランドスケープを簡略化するために、Viva ゴールから “オブザーバー” ロールを廃止します。

[これがいつ起こるか:]

この変更は、2023 年 12 月中旬にロールアウトされます。

[これが組織に及ぼす影響:]

現在、組織管理者は、Viva ゴールの組織内の特定のメンバーをオブザーバーとして割り当てることができます。オブザーバーは、通常のメンバーとは対照的に、OKR を作成、編集、または所有することはできません。組織全体に対する読み取り専用のアクセス権しかありません。

今後、Viva 目標のすべてのメンバーは、通常のユーザーのように動作します。組織管理者は、既存のアクセス許可設定を使用して、組織内で OKR を作成、編集、または所有できるユーザーを制御できます。 

この変更が実装されると、組織管理者は [新規ユーザーのユーザー タイプ] 設定を使用して、新しいユーザーにオブザーバー ロールを割り当てることができなくなります。さらに、今後、「招待ポリシー」設定には、「管理者のみ」、「管理者とチーム管理者のみ」、「組織内のすべてのユーザー」の3つのオプションのみが表示されます。

組織管理者には、2023 年 12 月初旬からオブザーバー ロールの廃止を示すバナーが表示されるようになります。

[準備に必要なこと:]

• この変更の準備として、影響を最小限に抑えるために、[新しいユーザーのユーザーの種類] 設定を [通常のユーザー] に設定することをお勧めします。
• オブザーバー ロールが廃止されることを念頭に置いて、組織の要件に従って OKR 作成設定を構成することをお勧めします。
• さらに、”招待ポリシー” 設定を [通常のユーザー] に構成している場合は、その設定を “組織内のすべてのユーザー” に変更することをお勧めします