Currently, when Viva Engage messages are ingested in eDiscovery, the attachments do not show up along with the messages in the eDiscovery collection. As a result, finding and mapping the attachments accurately with corresponding conversations was a challenging task for our customers.

We are introducing an important change in our ingestion solution to improve this experience. The new solution will replace the link to the attachment from Engage to SharePoint location of the attachment in the Engage message. With this change, all the attachments will appear along with the messages in eDiscovery review sets.

[When this will happen:]

We will begin rolling this out in late June 2024 and expect to complete by mid-July 2024.

[How this affects your organization:]

If your tenant uses eDiscovery in Microsoft Purview for Viva Engage, then this is information is important for you.

When a user adds an attachment to a message in Viva Engage, a link to the attachment is sent to eDiscovery, that is shown at the top left of the message card in eDiscovery UI (see the screenshot below). Currently, the link ingested points to the snapshot of the attachment as stored in Engage backend. Due to this, the attachments currently do not show up with the Engage messages in the eDiscovery review sets. This is sub-optimal both in terms of desired experience as well as solution behavior.

We are changing this behavior now. Going forward, instead of the link to the location in Engage backend, we will ingest the link to the SharePoint site location where the attachment is stored. As a result, this link will open the attachment from its SharePoint location. There are several benefits to this solution enhancement:

1. aligns Engage with other products (such as Teams) in terms of eDiscovery data access.
2. streamlines how attachments within a conversation show up as nested items under that conversation in the review set, making it easier for analysis as well as export.
3. displays the correct name of the attachments (consistent with as it is shown in review set) when retrieved through SharePoint location.
4. is more robust, scalable, and reliable for electronic discovery purposes. 

Once the solution is GA, any new Engage message with attachment that is ingested to eDiscovery will have the SharePoint links to the attachments with them (instead of Engage links). This will not change anything with the records that have already been ingested to eDiscovery. 

Please do take note of the following scenarios:

1. An existing message in a conversation is edited (content is edited, but attachment is unchanged
2. An existing message in a conversation is edited, along with the attachments (attachment is updated or new attachment is added)
3. A new message with an attachment is posted in an existing conversation.

In all the above scenarios, any new version of the messages will be ingested to eDiscovery with the SharePoint links to the attachments. All previous versions that were already ingested, will continue to be in their previous state, with the attachment link to Engage.

[What you need to do to prepare:]

You may consider updating your training and documentation as appropriate.

現在、Viva エンゲージ メッセージが電子情報開示に取り込まれると、添付ファイルは電子情報開示コレクション内のメッセージと共に表示されません。その結果、添付ファイルを正確に見つけて対応する会話にマッピングすることは、お客様にとって困難な作業でした。

このエクスペリエンスを改善するために、インジェスト ソリューションに重要な変更を導入します。新しいソリューションでは、Engage からの添付ファイルへのリンクが、Engage メッセージ内の添付ファイルの SharePoint の場所に置き換えられます。この変更により、すべての添付ファイルが電子情報開示レビュー セット内のメッセージと共に表示されます。

[これがいつ起こるか:]

2024 年 6 月下旬にロールアウトを開始し、2024 年 7 月中旬までに完了する予定です。

[これが組織に及ぼす影響:]

テナントがViva EngageのMicrosoft Purviewで電子情報開示を使用している場合、これはあなたにとって重要な情報です。

ユーザーがViva エンゲージのメッセージに添付ファイルを追加すると、添付ファイルへのリンクが電子情報開示に送信され、電子情報開示 UI のメッセージ カードの左上に表示されます (下のスクリーンショットを参照)。現在、取り込まれたリンクは、Engageバックエンドに保存されている添付ファイルのスナップショットを指しています。このため、添付ファイルは現在、電子情報開示レビュー セットのエンゲージ メッセージに表示されません。これは、望ましいエクスペリエンスとソリューションの動作の両方の観点から最適ではありません。

現在、この動作を変更しています。今後は、Engage バックエンドの場所へのリンクの代わりに、添付ファイルが保存されている SharePoint サイトの場所へのリンクを取り込みます。その結果、このリンクは SharePoint の場所から添付ファイルを開きます。このソリューションの機能強化には、いくつかの利点があります。

1. 電子情報開示データ アクセスに関して、Engage を他の製品 (Teams など) と連携させます。
2. 会話内の添付ファイルがレビュー セット内のその会話の下に入れ子になったアイテムとして表示される方法を合理化し、分析とエクスポートを容易にします。
3. SharePoint の場所から取得されたときに、添付ファイルの正しい名前 (レビュー セットに表示される名前と一致します) を表示します。
4. は、電子的な証拠開示の目的で、より堅牢でスケーラブルで信頼性があります。 

ソリューションが GA になると、電子情報開示に取り込まれる添付ファイル付きの新しい Engage メッセージには、添付ファイルへの SharePoint リンクが (Engage リンクではなく) 含まれます。これにより、電子情報開示に既に取り込まれているレコードは何も変更されません。 

次のシナリオに注意してください。

1. 会話内の既存のメッセージが編集されます (コンテンツは編集されますが、添付ファイルは変更されません)
2. 会話内の既存のメッセージが添付ファイルと共に編集されます (添付ファイルが更新されるか、新しい添付ファイルが追加されます)
3. 添付ファイル付きの新しいメッセージが既存のスレッドに投稿されます。

上記のすべてのシナリオで、メッセージの新しいバージョンは、添付ファイルへの SharePoint リンクと共に電子情報開示に取り込まれます。すでに取り込まれた以前のバージョンはすべて、以前の状態のままで、Engage への添付ファイル リンクがあります。

[準備に必要なこと:]

必要に応じて、トレーニングとドキュメントの更新を検討してください。