When an external network participant is invited to join a Microsoft Viva Engage external network, they receive an invitation email with an option to accept. Before this configuration change, all invited external users receive community conversations and emails, even if their invitation is in a pending or inactive state, allowing them to receive updates without completing registration. An E5 license is required to use this feature.

After this change, pending or inactive users will no longer receive community conversations or emails unless they accept the invitation and complete the registration process. This change prioritizes active engagement, ensuring only registered users access conversation updates and reducing the volume of emails sent to non-registered users. External users who have activated their accounts will receive conversations and community emails.

We will begin rolling out this change early December 2024 and expected to complete by early January 2025. Extensions will not be provided for this configuration change.

[How this will affect your organization:]

For organizations that frequently post in the Viva Engage external network expecting external recipients to engage via email without registering, this adjustment may impact their communication flow. However, we expect this effect to be minimal for most customers.

Pending users will need to actively accept their invitation by selecting the link in the invitation email or manually entering the URL in their browser to complete registration. After the user registers, they will begin to receive community conversations and emails.

An example of an invitation to join a Viva Engage external network:

[What you need to do to prepare:]

This change will happen automatically by the specified date. No admin action is required. Please notify your users about this change and update relevant documentation.

外部ネットワークの参加者が Microsoft Viva Engage 外部ネットワークに参加するように招待されると、招待メールが届き、承諾するオプションが表示されます。この設定変更前は、招待が保留中または非アクティブな状態であっても、招待されたすべての外部ユーザにコミュニティの会話とメールが届くため、登録を完了しなくても更新を受信できます。この機能を使用するには、E5 ライセンスが必要です。

この変更後、保留中または非アクティブなユーザーは、招待を受け入れて登録プロセスを完了しない限り、コミュニティの会話やメールを受信しなくなります。この変更により、アクティブなエンゲージメントが優先され、登録ユーザーのみが会話の更新にアクセスできるようになり、未登録ユーザーに送信されるメールの量が減少します。アカウントを有効化した外部ユーザーには、会話とコミュニティーのメールが届きます。

この変更は 2024 年 12 月初旬に展開を開始し、2025 年 1 月上旬までに完了する予定です。この構成変更では、拡張機能は提供されません。

[これがあなたの組織にどのように影響しますか:]

Viva エンゲージ外部ネットワークに頻繁に投稿し、外部受信者が登録せずに電子メールで関与することを期待している組織の場合、この調整は通信フローに影響を与える可能性があります。ただし、この影響はほとんどのお客様にとって最小限であると予想されます。

保留中のユーザーは、招待メールに記載されているリンクを選択するか、ブラウザにURLを手動で入力して登録を完了する必要があります。ユーザーが登録すると、コミュニティの会話やメールが受信できるようになります。

Viva エンゲージ外部ネットワークに参加するための招待の例:

【準備に必要なこと】

この変更は、指定した日付までに自動的に行われます。管理者の操作は必要ありません。この変更についてユーザーに通知し、関連するドキュメントを更新してください。