Updated February 9, 2023: We have updated the rollout timeline below. Thank you for your patience.

A new inline suggestion in Outlook is being released with Microsoft Viva Insights to support booking meeting preparation time. The book prep time suggestion will enable Viva Insights users to set time aside to review related documents, complete tasks or take on any other preparation steps before the meeting.

This message is associated with Microsoft 365 Roadmap ID 109590

[When will this happen:]

We will begin rolling out in early January 2023 and expect to complete rollout by mid-February (previously late January).

[How will this affect your organization:]

The new inline suggestion that will support booking meeting prep time will only be available to users with a Viva Insights subscription and will be automatically displayed in Outlook desktop and web when a user receives and reviews an invite for a meeting that has less than 12 attendees, is between 30-60 min, is not recurring, and the user has time on their calendar.

Upon clicking ‘Accept and book time‘ in the suggestion, Viva Insights will accept the meeting on the user?s behalf and open the Outlook add-in, where the user will be presented the option to book 15 min, 30 min, or 1 hour either right before, one day before, or the last working day of the week before the meeting. Once the user chooses between these options, Viva Insights will look for an empty slot in the user?s calendar and book an appointment.

Users can also see additional information about their meeting within the Outlook add-in card, including people invited, acceptance rate, attachments, and related documents.

Note: Users without a Viva Insights subscription will not receive meeting prep time inline suggestions.

[What do you need to do to prepare:] 

Review and assess impact for your organization. Consider updating documentation as appropriate. 

To configure access to Viva Insights Outlook add-in and inline suggestions at a tenant level: Personal insights configuration for Microsoft 365 administrators | Microsoft Docs 

2023 年 2 月 9 日更新: 以下のロールアウトのタイムラインを更新しました。お待ちいただきありがとうございます。

Outlook の新しいインライン提案は、会議の準備時間の予約をサポートするために、Microsoft Viva インサイトと共にリリースされています。本の準備時間の提案により、Viva インサイト ユーザーは、会議の前に関連ドキュメントを確認したり、タスクを完了したり、その他の準備手順を実行したりするための時間を取っておくことができます。

このメッセージは、Microsoft 365 ロードマップ ID 109590 に関連付けられています。

[これはいつ起こりますか:]

ロールアウトは 2023 年 1 月初旬に開始され、2 月中旬 (以前は 1 月下旬) までにロールアウトを完了する予定です。

[これは組織にどのように影響しますか:]

会議の準備時間の予約をサポートする新しいインライン提案は、Viva インサイト サブスクリプションを持つユーザーのみが利用でき、ユーザーが出席者が 12 人未満で、30 分から 60 分の間であり、定期的ではない会議の招待を受信して確認すると、Outlook デスクトップと web に自動的に表示されます。 そして、ユーザーは自分のカレンダーに時間があります。

提案で [承諾して時刻を予約] をクリックすると、Viva インサイトはユーザーに代わって会議を受け入れ、Outlook アドインを開き、会議の直前、前日、または最終営業日の 15 分、30 分、または 1 時間を予約するオプションがユーザーに表示されます。ユーザーがこれらのオプションから選択すると、Viva インサイトはユーザーの予定表で空のスロットを探し、予定を予約します。

ユーザーは、招待されたユーザー、承諾率、添付ファイル、関連ドキュメントなど、Outlook アドイン カード内で会議に関する追加情報を表示することもできます。

手記： Viva インサイトサブスクリプションを持たないユーザーは、会議準備時間のインライン提案を受け取りません。

[準備するために何をする必要がありますか:] 

組織への影響を確認および評価します。必要に応じてドキュメントを更新することを検討してください。 

テナント レベルでViva インサイト Outlook アドインとインライン提案へのアクセスを構成するには: Microsoft 365 管理者の個人用分析情報の構成 |マイクロソフトドキュメント