To provide greater process flexibility and extensibility, we integrated the ability to trigger a Power Automate flow when a retention label in Microsoft Purview Records Management expires, this capability is currently in public preview. We are now adding two new actions to the Microsoft 365 Compliance connector C ‘Apply a retention label on the item’ and ‘Trigger a new instance of the flow if an item can’t be located’ to unlock more scenarios on this integration.

This message is associated with Microsoft 365 Roadmap ID 117424.

[When this will happen:]

Rollout to public preview will begin in late March and is expected to be complete by end of April. 

[How this will affect your organization:]

Once this feature rolls out, Records Management administrators in your organization can execute custom workflows in Microsoft Power Automate to apply a retention label to contents in SharePoint and OneDrive using the action ‘Apply a retention label on the item’ independently of the existing trigger ‘When an item reaches the end of its retention period’. This new action is the equivalent to manually applying a retention label. The label is applied to the content shortly after the workflow has successfully run.

Additionally, to add resiliency to the existing integration with Power Automate using the Microsoft 365 Compliance connector, we have added an action called ‘Trigger a new instance of the flow if an item can’t be located’. We recommend you always add this action before the retention actions of ‘Relabel an item at the end of retention’ and ‘Deletes an item at the end of retention’. This additional action is required for files that have been moved or renamed after an instance of flow has been triggered but before these actions have completed. Without it, a renamed or moved file would result in the flow failing because it can’t find the file. Although renaming and moving files after an instance of flow is triggered are not common occurrences, adding this recommended action improves the reliability of the compliance actions succeeding because the current path and name of the file is retrieved just before the selected retention actions run. 

[What you need to do to prepare:]

There is nothing you need to do to receive this feature. You may consider updating any training or reference material for your Records Management administrators and evaluate if you would like to use this new capability. If you have existing workflows using the ‘Relabel an item at the end of retention’ or ‘Deletes an item at the end of retention’ actions, you should consider adding the ‘Trigger a new instance of the flow if an item can’t be located’ action before them.

Get started with Data Lifecycle Management in the Microsoft Purview compliance portal. 

Learn more: Get started with records management in Microsoft 365 

プロセスの柔性と性を高めるために、Microsoft Purview レコ`ド管理の保持ラベルの有科谙蓼肖欷郡趣 Power Automate フロ`をトリガ`するC能がy合されましたが、このC能はF在パブリック プレビュ`段Aです。Microsoft 365 コンプライアンス コネクタに “アイテムに保持ラベルをm用する” と “アイテムがつからない龊悉衰榨愆`の新しいインスタンスをトリガ`する” という 2 つの新しいアクションを追加して、このy合にvするその他のシナリオのロックを解除します。

このメッセ`ジは、Microsoft 365 ロ`ドマップ ID 117424にvB付けられています。

[これが起こるとき:]

パブリック プレビュ`へのロ`ルアウトは 3 月下旬に_始され、4 月末までに完了する予定です。 

[これがMに与える影:]

このC能がロ`ルアウトされると、Mのレコ`ド管理管理者は、Microsoft Power Automate でカスタム ワ`クフロ`をg行し、既存のトリガ` “アイテムが保持期gのK了に_したとき” とはovSに、アクション “アイテムに保持ラベルをm用する” を使用して、SharePoint および OneDrive のコンテンツに保持ラベルをm用できます。この新しいアクションは、保持ラベルを手婴沁m用することと同じです。ラベルは、ワ`クフロ`が正常にg行された直後にコンテンツにm用されます。

さらに、Microsoft 365 コンプライアンス コネクタを使用して Power Automate との既存のy合に回性を追加するために、「アイテムがつからない龊悉衰榨愆`の新しいインスタンスをトリガ`する」というアクションを追加しました。このアクションは、常に [保持期gのK了rにアイテムのラベルを涓工] および [保持期gのK了rにアイテムを削除する] の保持アクションの前に追加することをお幛幛筏蓼埂￥长巫芳鹰伐绁螭稀榨愆`のインスタンスがトリガ`された後、これらのアクションが完了する前に移婴蓼郡厦涓丹欷骏榨ˉぅ毪吮匾扦埂￥长欷胜い取⒚挨涓蓼郡弦婴筏骏榨ˉぅ毪摔瑜盲啤榨ˉぅ毪つからないため、フロ`が失・筏蓼埂％榨愆`のインスタンスがトリガ`された後にファイルの名前涓纫婴弦话愕膜扦悉辘蓼护螭长瓮Xアクションを追加すると、xkした保持アクションがg行される直前にファイルのF在のパスと名前が取得されるため、コンプライアンスアクションの成功の信m性が向上します。 

[浃工毪郡幛吮匾胜长:]

このC能を利用するために必要なことは何もありません。レコ`ド管理管理者向けのトレ`ニングY料や参考Y料を更新し、この新しいC能を使用するかどうかをu筏皮坤丹ぁ！副３制陂gのK了rにアイテムを再ラベル付けする」または「保持期gのK了rにアイテムを削除する」アクションを使用する既存のワ`クフロ`がある龊悉稀饯欷椁吻挨 “アイテムがつからない龊悉衰榨愆`の新しいインスタンスをトリガ`する” アクションを追加することを视する必要があります。

Microsoft Purview コンプライアンス ポ`タルでデ`タ ライフサイクル管理の使用を_始します。 

情: Microsoft 365 でレコ`ド管理を_始する