Updated July 13, 2023: We have updated the rollout timeline below. Thank you for your patience.

We are releasing an enhancement to better align Exchange item lifecycle behaviors with the principles of retention and labeling principles shared with other workloads like SharePoint Online.

This change affects items which have a Microsoft Purview retention label or legacy MRM tag auto-applied or inherited from a parent folder which is then moved to the “Deleted Items” folder either by drag & drop or manual deletion. It does not affect existing behavior for items that are ‘permanently’ deleted by the user (for example, using the SHIFT+DEL combination), items that have no Microsoft Purview retention labels applied, or items which have a Microsoft Purview retention label or legacy MRM tag applied manually by the user.

The enhancement includes multiple behavior changes which are summarized in the ‘How this will affect your organization’ section below. 

[When this will happen:]

Rollout will begin at the mid-July (previously late June) and is expected to be complete by the mid-September (previously late August). 

[How this will affect your organization:]

The following behaviors will change for items that have an auto-applied retention label, a retention label inherited from a parent folder, or a legacy MRM tag inherited from a parent folder:

• Items with any retention setting applied by Microsoft Purview (any label which retains content for a period of time even if a user deletes them) will have that retention setting enforced when moved to the “Deleted Items” folder regardless of how it was applied or if a default MRM tag applies to the “Deleted Items” folder.

• For items which do not retain content and only enforce deletion after a certain period of time or any other action, when moved to the “Deleted Items” folder will behave as follows:
  • If a Microsoft Purview retention label is auto-applied to an item, it will remain applied to the item regardless of whether there is a default MRM tag applied to the “Deleted Items” folder and actions will be processed accordingly based on the auto-applied label’s settings.
  • If a Microsoft Purview retention label or MRM tag is applied to the item by inheritance from a parent folder and a default MRM tag is not applied to the “Deleted Items” folder, the inherited label/tag will remain applied to the item and actions processed accordingly based on the label/tag settings.
  • If a Microsoft Purview retention label or MRM tag is applied to the item by inheritance from a parent folder and a default MRM tag is applied to the “Deleted Items” folder, the label or tag with the shortest deletion period will win and its actions will be processed accordingly based on that winning label or tag settings. 

This change does not affect: 

• The behaviors of any other folders within the mailbox.
• Items that are ‘permanently’ deleted by the user (for example, using the SHIFT+DEL combination). 
• Items that have no Microsoft Purview retention labels or legacy MRM tags applied.
• Items that have a Microsoft Purview retention label or legacy MRM tag manually applied by the user.

[What you need to do to prepare:]

No action is needed to enable this change; however, you may want to update your documentation and end-user training to incorporate the change in behavior.

Get started with Records Management in the Microsoft Purview compliance portal:

• Microsoft Purview compliance portal for WW and GCC cloud environments
• Microsoft Purview compliance portal for GCC-High cloud environments 
• Microsoft Purview compliance portal for DoD cloud environments 

Learn more: Learn about retention for Exchange

2023 年 7 月 13 日更新: 以下のロールアウトのタイムラインを更新しました。お待ちいただきありがとうございます。

Exchange アイテムのライフサイクル動作を、SharePoint Online などの他のワークロードと共有される保持とラベル付けの原則とより適切に調整するための機能強化をリリースします。

この変更は、Microsoft Purview 保持ラベルまたは従来の MRM タグが自動適用されているか、親フォルダーから継承され、ドラッグとドロップまたは手動削除によって “削除済みアイテム” フォルダーに移動されるアイテムに影響します。ユーザーによって “完全に” 削除されたアイテム (Shift + DEL の組み合わせなど)、Microsoft Purview 保持ラベルが適用されていないアイテム、またはユーザーが手動で適用した Microsoft Purview 保持ラベルまたはレガシ MRM タグを持つアイテムの既存の動作には影響しません。

この機能強化には、以下の「組織への影響」セクションに要約されている複数の動作変更が含まれています。 

[これが起こるとき:]

ロールアウトは 7 月中旬 (以前は 6 月下旬) に開始され、9 月中旬 (以前は 8 月下旬) までに完了する予定です。 

[これが組織に与える影響:]

次の動作は、自動適用された保持ラベル、親フォルダーから継承された保持ラベル、または親フォルダーから継承された従来の MRM タグを持つアイテムで変更されます。

• Microsoft Purview によって適用された保持設定を持つアイテム (ユーザーがコンテンツを削除しても一定期間コンテンツを保持するラベル) は、適用方法や既定の MRM タグが “削除済みアイテム” フォルダーに適用されるかどうかに関係なく、”削除済みアイテム” フォルダーに移動すると、その保持設定が適用されます。

• コンテンツを保持せず、一定期間またはその他のアクションの後にのみ削除を強制するアイテムの場合、「削除済みアイテム」フォルダーに移動すると、次のように動作します。
  • Microsoft Purview 保持ラベルがアイテムに自動適用されている場合、”削除済みアイテム” フォルダーに既定の MRM タグが適用されているかどうかに関係なく、アイテムに適用されたままになり、自動適用されたラベルの設定に基づいてそれに応じてアクションが処理されます。
  • Microsoft Purview 保持ラベルまたは MRM タグが親フォルダーからの継承によってアイテムに適用され、既定の MRM タグが “削除済みアイテム” フォルダーに適用されていない場合、継承されたラベル/タグはアイテムに適用されたままになり、ラベル/タグの設定に基づいてそれに応じて処理されます。
  • Microsoft Purview 保持ラベルまたは MRM タグが親フォルダーからの継承によってアイテムに適用され、既定の MRM タグが “削除済みアイテム” フォルダーに適用された場合、削除期間が最も短いラベルまたはタグが優先され、そのアクションは、その勝者のラベルまたはタグの設定に基づいてそれに応じて処理されます。 

この変更は、以下には影響しません。 

• メールボックス内の他のフォルダーの動作。
• ユーザーによって “完全に” 削除された項目 (たとえば、Shift + Del の組み合わせを使用)。 
• Microsoft Purview 保持ラベルまたはレガシ MRM タグが適用されていないアイテム。
• ユーザーが手動で適用した Microsoft Purview 保持ラベルまたは従来の MRM タグを持つアイテム。

[準備するために必要なこと:]

この変更を有効にするためのアクションは必要ありません。ただし、ドキュメントとエンド ユーザー トレーニングを更新して、動作の変更を組み込むこともできます。

Microsoft Purview コンプライアンス ポータルでレコード管理の使用を開始する:

• WW および GCC クラウド環境向けのマイクロソフト Purview コンプライアンス ポータル
• GCC-High クラウド環境 向けのマイクロソフト Purview コンプライアンス ポータル
• 国防総省クラウド環境 向けのマイクロソフトPurviewコンプライアンスポータル

詳細情報: Exchange の保持について学習する