You can create a shortcut to files stored in other people’s OneDrives and document libraries to be able to easily find it within your OneDrive. These file shortcuts can be moved and renamed without impacting the source content and will show up in OneDrive Android, iOS & sync client endpoints.

This message is associated with Microsoft 365 Roadmap ID 177873

[When this will happen:]

We will begin rolling out in early November and expect to complete by later November.

[How this will affect your organization:]

Users will see an Add Shortcut command in the command bar and context menu for a file. This command will be available across all OneDrive file lists (Home, My files, Shared, Favorites, etc.) as well as document libraries. It will also be available for document libraries browsed within SharePoint and Teams. 

When a user selects a file and clicks Add Shortcut, they will see two options for where to add a shortcut to: My files and Other locations. 

If the user selects My files, a .url file will be created within their My files list in OneDrive. If they select Other locations, a file picker will launch for users to choose a location for their file shortcut within their OneDrive as well as document libraries they have access to.

The default name of the shortcut will be the name of the source file appended with .url. For example, if you create a shortcut to IndividualFileShortcuts.docx, the name of the shortcut will be IndividualFileShortcuts.docx.url and will be differentiated with an arrow icon overlay.

The file shortcut is simply a pointer to a file. When a user renames, moves, deletes or shares a file shortcut, this only impacts the shortcut file and has no impact on the source file. A key implication of this behavior is that, if a user shares a shortcut file or moves a shortcut file to a shared location, it does not automatically grant access to the source file and users would need to share the source file directly to allow access. If the source file is renamed after the file shortcut was created, the file shortcut will not reflect the new source file name.

File shortcuts support the same commands as other .url files in OneDrive and SharePoint that were created through New > Link.

File shortcuts can only be added through OneDrive Web, SharePoint Web and Teams. File shortcuts can be accessed across OneDrive Web, SharePoint Web, OneDrive iOS & Android, OneDrive Sync Client and Teams. There is no meaningful distinction in file shortcut access behavior across endpoint.

[What you need to do to prepare:]

You may want to notify your users, update your user training, and prepare your help desk.

For your users: Add shortcuts to shared folders in OneDrive for work or school

• Users cannot create a file shortcut to non-file content within their OneDrive (e.g., Lists, Whiteboard, PowerBI dashboards, etc.). However, users can create a file shortcut to Loop components within OneDrive.
• Users cannot Favorite a file shortcut. Our expectation is that customers will Favorite the source file instead of a shortcut that points to the source file.
• When a user shares a file shortcut or moves it to a shared location, it does not share the source file.
• Users cannot preview file shortcuts since the shortcut file itself has no information to preview.

他のユーザーの OneDrive やドキュメント ライブラリに保存されているファイルへのショートカットを作成して、自分の OneDrive 内で簡単に見つけられるようにすることができます。これらのファイルショートカットは、ソースコンテンツに影響を与えることなく移動および名前変更でき、OneDrive、Android、iOS、および同期クライアントエンドポイントに表示されます。

このメッセージは、Microsoft 365 ロードマップ ID に関連付けられています 177873

[これが起こるとき:]

11月初旬にロールアウトを開始し、11月下旬までに完了する予定です。

[これが組織に与える影響:]

ユーザーのコマンド バーとファイルのコンテキスト メニューに [ ショートカットの追加] コマンドが表示されます。このコマンドは、すべてのOneDriveファイルリスト(ホーム、マイファイル、共有、お気に入りなど)とドキュメントライブラリで使用できます。また、SharePoint および Teams 内で参照されるドキュメント ライブラリでも使用できます。 

ユーザーがファイルを選択して [ショートカットの追加] をクリックすると、ショートカットを追加する場所として、[ 個人用ファイル ] と [その他の場所] の 2 つのオプションが表示されます。 

ユーザーが [マイ ファイル] を選択すると、OneDrive の [マイ ファイル] リスト内に .url ファイルが作成されます。[ その他の 場所] を選択すると、ファイル ピッカーが起動し、ユーザーは OneDrive 内のファイル ショートカットの場所と、アクセスできるドキュメント ライブラリを選択できます。

ショートカットの既定の名前は、ソース ファイルの名前に .url を付加したものになります。たとえば、IndividualFileShortcuts.docx へのショートカットを作成した場合、ショートカットの名前は IndividualFileShortcuts.docx.url になり、矢印アイコン オーバーレイで区別されます。

ファイルのショートカットは、単にファイルへのポインタです。ユーザーがファイル ショートカットの名前変更、移動、削除、または共有を行うと、ショートカット ファイルにのみ影響し、ソース ファイルには影響しません。この動作の主な意味は、ユーザーがショートカット ファイルを共有したり、ショートカット ファイルを共有の場所に移動したりしても、ソース ファイルへのアクセスが自動的に許可されず、ユーザーがソース ファイルを直接共有してアクセスを許可する必要があることです。ファイル ショートカットの作成後にソース ファイルの名前が変更された場合、ファイル ショートカットには新しいソース ファイル名は反映されません。

ファイル ショートカットは、 新しい> リンクを使用して作成された OneDrive および SharePoint の他の .url ファイルと同じコマンドをサポートします。

ファイルのショートカットは、OneDrive Web、SharePoint Web、および Teams からのみ追加できます。ファイルのショートカットには、OneDrive Web、SharePoint Web、OneDrive iOS & Android、OneDrive Sync Client、Teams からアクセスできます。エンドポイント間でのファイル ショートカット アクセスの動作に意味のある違いはありません。

[準備するために必要なこと:]

ユーザーに通知し、ユーザー トレーニングを更新し、ヘルプ デスクを準備することができます。

ユーザー向け: 職場または学校用の OneDrive の共有フォルダーへのショートカットを追加する

• ユーザーは、OneDrive 内のファイル以外のコンテンツ (リスト、ホワイトボード、PowerBI ダッシュボードなど) へのファイル ショートカットを作成することはできません。ただし、ユーザーはOneDrive内のループコンポーネントへのファイルショートカットを作成できます。
• ユーザーはファイルのショートカットを お気に入り に追加できません。私たちの期待は、お客様がソースファイルを指すショートカットではなく、ソースファイルを お気に入り に追加することです。
• ユーザーがファイルのショートカットを共有したり、共有の場所に移動したりしても、ソース ファイルは共有されません。
• ショートカットファイル自体にはプレビューする情報がないため、ユーザーはファイルのショートカットをプレビューできません。