Updated February 8, 2024: We have updated the rollout timeline below. Thank you for your patience.

This post summarizes a change when browsing online address books in Exchange Online.  Recently, Microsoft made a change to improve performance and encourage users to use search instead of infinite browsing. This change impacts browsing in any online address list with more than 500 objects and applies to the Default Global Address List, built-in address lists, and custom address lists. The change does not affect browsing Offline Address Books.

[When this will happen:]

This change has started rolling and is expected to complete by mid-February 2024 (previously late January).

[How this will affect your organization:]

In Outlook, opening an online address book is limited to showing the first 500 users if the result set exceeds 500 objects. To find a specific user or set of users with similar names, you can use the existing search functionality in Outlook. The behavior when searching based on “All columns” is unchanged. Search continues to return results if the criteria produces a matching result set of less than 5000 objects (by checking for partial matches in DisplayName, FirstName, LastName, Alias, and CommonName). If the result set exceeds 5000 objects, no results are displayed and a message encourages you to narrow your search criteria. Searches based on “Name Only” now behave consistently with searches based on All columns. The only difference with Name Only is the criteria is naturally based only on the name value. Searches based on “Name Only” no longer allow unlimited browsing of the entire address list as they did previously.  This change does not impact browsing offline address books.

In Outlook on the web, users are already directed to use search and suggestions provided by the search engine. However, if a user selects the To: button in a draft email, they are able to view an online address list. If the online address list contains more than 500 users, no results are shown. A message directs the user to find the desired recipient using search instead. Also, the People Hub in Outlook on the web now requires a search criteria to display any users. Users automatically get a corresponding message when they navigate to view an address list.

[What you need to do to prepare:]

You may want to inform your end users of the new behavior. When using online address books, Microsoft recommends users rely on search. Users can enter basic search criteria (exact match not required) and view all matching results provided the matching result set is <=5000 objects.

For users that wish to continue using existing browse behavior for address books with more than 500 objects, users should use the offline address book.

2024 年 2 月 8 日更新: 以下のロールアウト タイムラインを更新しました。何卒ご理解のほどよろしくお願いいたします。

この投稿では、Exchange Onlineでオンライン アドレス帳を参照するときの変更点をまとめています。 最近、Microsoftはパフォーマンスを向上させ、無限のブラウジングの代わりに検索を使用することをユーザーに奨励するための変更を加えました。 この変更は、500 を超えるオブジェクトを含むオンライン アドレス一覧の参照に影響し、既定のグローバル アドレス一覧、組み込みのアドレス一覧、およびカスタム アドレス一覧に適用されます。この変更は、オフライン アドレス帳の参照には影響しません。

[これがいつ起こるか:]

この変更はローリングを開始しており、2024 年 2 月中旬 (以前は 1 月下旬) までに完了する予定です。

[これが組織に及ぼす影響:]

Outlook では、オンライン アドレス帳を開くと、結果セットが 500 オブジェクトを超える場合、最初の 500 人のユーザーしか表示されません。特定のユーザーまたは類似した名前を持つユーザーのセットを検索するには、Outlook の既存の検索機能を使用できます。「すべての列」で検索する場合の動作は変更されません。検索条件によって 5000 個未満のオブジェクトの一致結果セットが生成される場合、検索は引き続き結果を返します (DisplayName、FirstName、LastName、Alias、および CommonName の部分一致を確認します)。結果セットが 5000 オブジェクトを超えると、結果は表示されず、検索条件を絞り込むように促すメッセージが表示されます。「名前のみ」に基づく検索は、「すべての列」に基づく検索と一貫性のある動作をするようになりました。Name Only の唯一の違いは、条件が自然に名前の値のみに基づいていることです。「名前のみ」に基づく検索では、以前のようにアドレス一覧全体を無制限に参照できなくなりました。 この変更は、オフライン アドレス帳の閲覧には影響しません。 

Outlook on the webでは、ユーザーは検索エンジンによって提供される検索と提案を使用するように既に指示されています。ただし、ユーザーが下書きメールの [宛先] ボタンを選択すると、オンライン アドレス一覧を表示できます。オンライン アドレス一覧に 500 人を超えるユーザーが含まれている場合、結果は表示されません。メッセージは、代わりに検索を使用して目的の受信者を見つけるようにユーザーに指示します。また、Outlook on the webのPeople ハブでは、ユーザーを表示するために検索条件が必要になりました。ユーザーがアドレス一覧を表示するために移動すると、対応するメッセージが自動的に表示されます。

[準備に必要なこと:]

新しい動作をエンド ユーザーに通知することができます。オンライン アドレス帳を使用する場合、Microsoft では、ユーザーが検索に頼ることをお勧めします。ユーザーは、基本的な検索条件 (完全一致は必須ではありません) を入力し、一致する結果セットが <=5000 オブジェクトであれば、一致するすべての結果を表示できます。

オブジェクト数が 500 を超えるアドレス帳の既存の参照動作を引き続き使用する場合は、オフライン アドレス帳を使用する必要があります。