We would like to inform you of an upcoming change that affects how a subset of users post and reply to conversations via email. The ability to create a new post or reply to an existing post directly using email will be retired from Viva Engage starting on March 31st, 2024. Interactive emails in Outlook provide the richest way to stay engaged in Viva Engage conversations, polls, questions, and praise, without leaving the Outlook inbox.

Historically, users could create new posts in a Viva Engage community by sending an email to a specific email address for that community. Additionally, users can reply to an existing post via an email sent to that conversation. These flows will stop working. Users must instead utilize one of the options listed below for their scenario.  

If users attempt to post in a community or reply to an existing community post via email after the feature is disabled, they will receive an email notification explaining that the feature is no longer available. All other email related Engage features will remain unaffected. Community posts will still generate email notifications, and users will still be able to reply and react to posts using the Viva Engage Web, Mobile, Teams, and Outlook interactive email experiences.  

[When will this happen:]

Retirement will begin in late March 2024 and is expected to complete by late May 2024. We will not be providing extensions for continued use of these retired features.

[How this will affect your organization:]

If your organization makes heavy use of post to Viva Engage by sending an email message, they will be impacted by this change and may need to alter business processes. However, we expect minimal impact from this change for most customers.

After the feature is retired, users can expect to receive a bounce back email with deprecation information if they attempt to create a post by sending an email to the community email address. Additionally, they will receive a similar bounce back email if they attempt to reply to an existing post via email.

[What you need to do to prepare:]

Whether admin action is required depends upon how the post by email feature is being used in an organization. Most customers will have no action beyond reviewing internal help of guidance that may have been created for end users.

Admins can use the following examples to identify usage and key stakeholders within their organization, but other scenarios may exist:

• If you are using an email client such as Outlook as a free form editing experience to create rich media posts, the new Viva Engage Articles feature is the best alternative.  
• When Delayed Delivery in Outlook is used to schedule when posts are sent to a community, the new Viva Engage Scheduled Posts is the best alternative, as it allows scheduling announcements and posts when the audiences are most active.  
• Automatic posting workflows may be set up to post new messages, or reply to posts, through email from outside applications. These need to be reviewed and changed to use alternative mechanisms. Posting is possible through the Viva Engage REST API and Power Platform, but admins will need to identify the appropriate solution and make changes for each scenario.

一部のユーザーがメールで会話を投稿したり返信したりする方法に影響する今後の変更についてお知らせします。電子メールを使用して新しい投稿を作成したり、既存の投稿に直接返信したりする機能は、2024 年 3 月 31 日からViva エンゲージから廃止されます。Outlook の対話型メールは、Outlook の受信トレイを離れることなく、Viva Engageの会話、投票、質問、賞賛に参加するための最も豊富な方法を提供します。

これまで、ユーザーは、そのコミュニティの特定のメール アドレスにメールを送信することで、Viva エンゲージ コミュニティで新しい投稿を作成できました。さらに、ユーザーは、その会話に送信された電子メールを介して既存の投稿に返信できます。これらのフローは機能しなくなります。代わりに、ユーザーはシナリオに応じて以下に示すオプションのいずれかを利用する必要があります。 

この機能が無効になった後に、ユーザがコミュニティに投稿したり、既存のコミュニティ投稿にメールで返信したりすると、その機能が使用できなくなったことを説明するメール通知が届きます。その他すべてのメール関連の Engage 機能は影響を受けません。コミュニティの投稿は引き続き電子メール通知を生成し、ユーザーは引き続きViva Engage Web、モバイル、Teams、Outlook の対話型電子メール エクスペリエンスを使用して投稿に返信して対応できます。 

[これはいつ起こるのか:]

引退は2024年3月下旬に始まり、2024年5月下旬までに完了する予定です。これらの廃止された機能を引き続き使用するための拡張機能は提供されません。

[これが組織に及ぼす影響:]

組織が電子メール メッセージを送信してViva エンゲージへの投稿を多用する場合、この変更の影響を受け、ビジネス プロセスの変更が必要になる場合があります。ただし、ほとんどのお客様にとって、この変更による影響は最小限にとどまると予想されます。

この機能が廃止された後、ユーザがコミュニティのメールアドレスにメールを送信して投稿を作成しようとすると、廃止情報を含むバウンスバックメールが届くことが予想されます。さらに、既存の投稿にメールで返信しようとすると、同様のバウンスバックメールが届きます。

[準備に必要なこと:]

管理者のアクションが必要かどうかは、電子メールによる投稿機能が組織でどのように使用されているかによって異なります。ほとんどのお客様には、エンド ユーザー向けに作成されたガイダンスの内部ヘルプを確認する以外にアクションはありません。

管理者は、次の例を使用して、組織内の使用状況と主要な利害関係者を特定できますが、他のシナリオが存在する可能性があります。

• Outlook などのメール クライアントをフリー フォーム編集エクスペリエンスとして使用してリッチ メディア投稿を作成している場合は、新しいViva Engage Articles 機能が最適な代替手段です。  
• Outlook の遅延配信を使用して、投稿がコミュニティに送信されるタイミングをスケジュールする場合、対象ユーザーが最もアクティブなときにお知らせと投稿をスケジュールできるため、新しいViva Engage スケジュールされた投稿 が最適な代替手段です。 
• 自動投稿ワークフローは、外部アプリケーションから電子メールで新しいメッセージを投稿したり、投稿に返信したりするように設定できます。これらを見直し、代替メカニズムを使用するように変更する必要があります。投稿はViva エンゲージ REST API と Power Platform を使用して可能ですが、管理者は適切なソリューションを特定し、シナリオごとに変更を加える必要があります。