Version history, a critical part of Microsoft SharePoint’s built-in data protection, tells users how a file has evolved over time. Users can easily revert to an older version if business needs change or if files are damaged by user error or malware. Version storage controls allow you as admins to set an appropriate level of recoverability and auditability for your organization. Based on strong customer feedback, we will release enhanced version storage controls so you can meet your needs efficiently and at scale.

This message is associated with Microsoft 365 Roadmap ID 145802.

[When this will happen:]

Public Preview: We will begin rolling out early May 2024 and expect to complete by late June 2024. Admins can opt into the Public Preview by running the SharePoint Online Management PowerShell cmdlet Set-SPOTenant -EnableVersionExpirationSetting $true. Please make sure that your SharePoint Online Management Shell is updated to version 16.0.24810.12000 or higher so you can run the specified cmdlets. For guidance, refer to Get started with the SharePoint Online Management Shell.

General Availability (Worldwide): We will begin rolling out late August 2024 and expect to complete by mid-October 2024.

[How this will affect your organization:]

What’s New?

We are introducing new version controls that help admins and content owners reduce storage footprint driven by low value file versions. Previously, document library owners could set count-based version limits at the library level. With this rollout, we are introducing new automatic version limits that consider important factors such as age and restore probability to offer more intelligent version deleting options. We’re also adding manual settings for version expiration and count limits.

Here is a summary of the new capabilities introduced with this rollout:

• New Version history limit options to meet your organization’s recovery objectives and version storage targets. Set version limits to:
  
  • Automatically optimize version recovery and storage without estimating limits; or
  • Manually limit versions by count or version age.
• Set default organization Version history limits on new document libraries and Microsoft OneDrive accounts for consistent version storage setting on all new libraries and OneDrive accounts created through the organization.
• Set Site or Library level Version history limits to meet specific content needs by breaking inheritance from organization defaults.
• Report on version storage use of a site or library by generating a CSV report to analyze current usage trends or impact analysis.
• Delete versions from a site or library to reduce existing version storage footprint or align with new limits.

After this rollout completes, you can expect these changes:

1. New Version history limits settings in SharePoint admin center: Admins can set global defaults for all new libraries created in the organization. By default, the organization-level Version history limit will be set to Manually delete versions. Within the Manual limits, the default Number of major versions is set to 500 and the Time period is set to Never expire.

2. New Version time limit setting for Document libraries: In addition to existing Version count limits, users can set Version time limits to delete versions based on age. Version time limits will be on the library’s Version settings page. No change will be made to existing version limits applied to the library.

3. New Expiring in column on a file’s Version history view: Users will be able to:

• View an expiration applied to a file’s versions based on the library settings
• Set individual file versions to never expire

[What you need to do to prepare:]

Review updated documentation:

• Admin documentation: Overview of Version History Limits for Document Libraries and OneDrive
• End user documentation: Enable and configure versioning for a list or library

To send feedback or questions about this change, select Like or Dislike at the top of this message in the Microsoft 365 message center.

バージョン履歴は、 Microsoft SharePoint の組み込みデータ保護の重要な部分であり、ファイルが時間の経過とともにどのように進化したかをユーザーに伝えます。ビジネスニーズが変わった場合や、ユーザーエラーやマルウェアによってファイルが破損した場合、ユーザーは簡単に古いバージョンに戻すことができます。バージョン ストレージ制御を使用すると、管理者は組織に適切なレベルの回復可能性と監査可能性を設定できます。お客様からの強いフィードバックに基づいて、強化されたバージョンのストレージ管理をリリースし、ニーズを効率的かつ大規模に満たすことができるようにします。

このメッセージは、Microsoft 365 ロードマップ ID 145802に関連付けられ ています。

[これがいつ起こるか:]

パブリック プレビュー: 2024 年 5 月上旬にロールアウトを開始し、2024 年 6 月下旬までに完了する予定です。管理者は、SharePoint Online Management PowerShell コマンドレット Set-SPOTenant -EnableVersionExpirationSetting $trueを実行することで、パブリック プレビューにオプトインできます。SharePoint Online 管理シェルがバージョン 16.0.24810.12000 以降に更新されていることを確認して、指定したコマンドレットを実行できるようにしてください。ガイダンスについては、「 SharePoint Online 管理シェルの概要」を参照してください。

一般提供 (全世界): 2024 年 8 月下旬にロールアウトを開始し、2024 年 10 月中旬までに完了する予定です。

[これが組織に及ぼす影響:]

新着情報

管理者とコンテンツ所有者が、価値の低いファイル バージョンによって推進されるストレージのフットプリントを削減するのに役立つ新しいバージョン管理を導入しています。以前は、ドキュメント ライブラリの所有者は、ライブラリ レベルでカウントベースのバージョン制限を設定できました。このロールアウトでは、よりインテリジェントなバージョン削除オプションを提供するために、経過時間や復元確率などの重要な要素を考慮した新しい自動バージョン制限 を導入しています。また、バージョンの有効期限とカウント制限の手動設定も追加されています。

このロールアウトで導入された新機能の概要は次のとおりです。

• 組織の復旧目標とバージョンのストレージ目標を達成するための新しいバージョン履歴制限オプション。バージョン制限を次のように設定します。
  • 制限を見積もることなく、バージョンの回復とストレージを自動的に最適化します。又は
  • バージョンを数またはバージョンの経過時間で手動で制限します。
• 既定の組織: 新しいドキュメント ライブラリと Microsoft OneDrive アカウントにバージョン履歴の制限を設定して、組織を通じて作成されたすべての新しいライブラリと OneDrive アカウントに一貫したバージョン ストレージ設定を設定します。
• サイトまたはライブラリ レベルのバージョン履歴の制限を設定し て、組織の既定値からの継承を解除することで、特定のコンテンツのニーズを満たします。
• CSV レポートを生成してサイトまたはライブラリのバージョン ストレージの使用状況を報告し、現在の使用状況の傾向を分析したり、影響を分析したりします。
• サイトまたはライブラリからバージョンを削除し て、既存のバージョンのストレージ フットプリントを削減したり、新しい制限に合わせたりします。

このロールアウトが完了すると、次の変更が期待できます。

1. SharePoint 管理センターの新しい バージョン履歴の制限 設定: 管理者は、組織内で作成されたすべての新しいライブラリに対してグローバルな既定値を設定できます。既定では、組織レベルの バージョン履歴 の制限は、バージョンを毎年 削除する M に設定されます。手動の制限内では、既定の メジャー バージョンの数 が 500 に設定され、 期間 が 無期限 に設定されます 。

2. ドキュメント ライブラリの新しい バージョン時間制限 設定: 既存の バージョン数制限に加えて、ユーザーは バージョン時間制限 を設定して、経過時間に基づいてバージョンを削除できます。 バージョンの時間制限 は、ライブラリの [バージョン設定 ] ページに表示されます。ライブラリに適用されている既存のバージョン制限は変更されません。

3. ファイルのバージョン履歴ビューの新しい [有効期限] 列: ユーザーは次のことができるようになります。

• ライブラリ設定に基づいてファイルのバージョンに適用された有効期限を表示する
• 個々のファイルバージョンを無期限に設定する

[準備に必要なこと:]

更新されたドキュメントを確認します。

• 管理者向けドキュメント: ドキュメント ライブラリと OneDrive のバージョン履歴の制限の概要
• エンド ユーザー ドキュメント: リストまたはライブラリのバージョン管理の有効化と構成

この変更に関するフィードバックや質問を送信するには、Microsoft 365 メッセージ センターでこのメッセージの上部にある [ いいね ] または [嫌い ] を選択します。