Email sent from Microsoft Viva Amplify and from Microsoft SharePoint when SharePoint News posts are shared will contain a new required footer. Effective immediately, we will add this footer to all email sent from these products.

[When this will happen:]

General Availability (Worldwide): We began rolling out early November 2024 and expect to complete by mid-November 2024.

[How this will affect your organization:]

The new footer includes your customer logo, a statement that the email was generated by Microsoft and may contain content that is controlled by the customer, and a link to your privacy statement (if that statement has been configured in the Microsoft Entra admin center).

Example of a footer from a Microsoft email. Your footer will have your organization’s name and logo in place of Microsoft:

Administrators may want to confirm that they have configured their tenant’s logo and privacy policy in the Entra admin center. Learn more: Add company branding to your organization’s sign-in page – Microsoft Entra | Microsoft Learn

Also, we recommend that you inform communicators in your organization of this change, so they can take action to avoid duplication if they have manually added a footer or links to privacy policies in their mailings.

[What you need to do to prepare:]

This rollout will happen automatically by the specified date with no admin action required before the rollout. The footer will be automatically applied by default to all user-generated email sent via SharePoint or Viva Amplify email.

Review your current configuration to determine the impact for your organization. You may want to notify your organization and update any relevant documentation.

Microsoft Viva Amplifyから、および SharePoint ニュース投稿が共有されているときに Microsoft SharePoint から送信されるメールには、新しい必須フッターが含まれます。このフッターは、これらの製品から送信されるすべてのメールに直ちに追加されます。

[これがいつ起こるか:]

一般提供 (全世界): 2024 年 11 月初旬にロールアウトを開始し、2024 年 11 月中旬までに完了する予定です。

[これがあなたの組織にどのように影響しますか:]

新しいフッターには、顧客のロゴ、メールが Microsoft によって生成され、顧客によって制御されるコンテンツが含まれている可能性があるというステートメント、プライバシーに関する声明へのリンク (そのステートメントが Microsoft Entra 管理センターで構成されている場合) が含まれます。

Microsoft メールのフッターの例。フッターには、Microsoft の代わりに組織の名前とロゴが表示されます。

管理者は、Entra 管理センターでテナントのロゴとプライバシー ポリシーを構成したことを確認できます。詳細情報: 組織のサインイン ページに会社のブランドを追加する – Microsoft Entra |マイクロソフト ラーン

また、組織内のコミュニケーターにこの変更を通知し、メールにフッターやプライバシー ポリシーへのリンクを手動で追加した場合に重複を避けるための措置を講じることをお勧めします。

【準備に必要なこと】

このロールアウトは、ロールアウト前に管理者の操作を必要とせずに、指定された日付までに自動的に行われます。フッターは、SharePoint または Viva Amplify メール経由で送信されるすべてのユーザー生成メールに既定で自動的に適用されます。

現在の構成を確認して、組織への影響を判断します。組織に通知し、関連するドキュメントを更新することをお勧めします。