We are releasing an enhanced user experience in Viva Engage for email notifications that admins receive while monitoring network keywords. This enhanced experience addresses security upgrades and offers additional context about the monitored keywords and the associated conversations.

The enhancements and upgrades are summarized below.

• Only Entra ID-backed email addresses within your tenant will be supported as email recipients. Consumer email addresses (e.g. Google Gmail) will no longer be supported. Unsupported email addresses will receive a prompt to change to a compatible email address.
• Private messages between individuals will no longer be detected by the keyword alert system. These messages are confidential and must be discovered through appropriate compliance solutions (e.g. Microsoft e-discovery) when necessary.
• Email subjects will provide more context on the detected keyword and the associated community or storyline conversation.
• Email bodies will include the detected keyword and an inline view of the conversation for public communities. For private community conversations, a link to the detected conversation/message will be provided. Recipients must have access to the community to view the conversation.

This message is associated with Microsoft 365 Roadmap ID 470303.

[When this will happen:]

General Availability (Worldwide): We will begin rolling out mid-December 2024 and expect to complete by late January 2025.

[How this will affect your organization:]

If your organization has configured keywords to be monitored in Viva Engage, ensure the alert recipient email address is updated to a compatible Entra ID-backed email address within the tenant. We are no longer supporting consumer email addresses to be added as alert recipients. 

[What you need to do to prepare:]

Ensure the keyword email alert recipients are updated to be compatible with our security standards, which are Entra ID-backed email addresses within your tenant. 

Update any email rules or filters to support the new subject line format. If you process keyword email alerts with Power Automate or custom code, you may also need to make modifications to your solution. 

If you use keyword monitoring to identify private messages matching specific keywords, work with your Purview administrator to implement an alternative process using eDiscovery.

Viva Engageでは、ネットワーク キーワードの監視中に管理者が受け取る電子メール通知のユーザー エクスペリエンスを強化しています。この強化されたエクスペリエンスは、セキュリティのアップグレードに対応し、監視対象のキーワードと関連する会話に関する追加のコンテキストを提供します。

機能強化とアップグレードの概要を以下に示します。

• テナント内の Entra ID でバックアップされたメール アドレスのみが、メール受信者としてサポートされます。一般ユーザー向けメールアドレス(Google Gmailなど)はサポートされなくなります。サポートされていないメールアドレスには、互換性のあるメールアドレスに変更するように求められます。
• 個人間のプライベートメッセージは、キーワードアラートシステムによって検出されなくなります。これらのメッセージは機密であり、必要に応じて適切なコンプライアンス ソリューション (Microsoft の電子情報開示など) を通じて検出する必要があります。
• メールの件名は、検出されたキーワードと、関連するコミュニティまたはストーリーラインの会話について、より多くのコンテキストを提供します。
• メール本文には、検出されたキーワードと、公開コミュニティの会話のインライン ビューが含まれます。プライベートコミュニティの会話の場合、検出された会話/メッセージへのリンクが提供されます。受信者が会話を表示するには、コミュニティへのアクセス権が必要です。

このメッセージは、Microsoft 365 ロードマップ ID 470303に関連付けられています。

[これがいつ起こるか:]

一般提供 (全世界): 2024 年 12 月中旬にロールアウトを開始し、2025 年 1 月下旬までに完了する予定です。

[これがあなたの組織にどのように影響しますか:]

組織がViva エンゲージで監視するキーワードを構成している場合は、アラート受信者のメール アドレスがテナント内の互換性のある Entra ID でバックアップされたメール アドレスに更新されていることを確認します。アラートの受信者として追加するコンシューマーのメールアドレスはサポートされなくなりました。 

【準備に必要なこと】

キーワードの電子メール アラートの受信者が、テナント内の Entra ID でバックアップされた電子メール アドレスであるセキュリティ標準と互換性を持つように更新されていることを確認します。 

新しい件名行の形式をサポートするように、メールルールまたはフィルターを更新します。Power Automate またはカスタム コードを使用してキーワードの電子メール アラートを処理する場合は、ソリューションの変更も必要になる場合があります。 

キーワード監視を使用して特定のキーワードに一致するプライベート メッセージを特定する場合は、Purview 管理者と協力して、電子情報開示を使用した代替プロセスを実装します。