Updated April 2, 2025: Updated April 2, 2025: We have updated the content and rollout timeline below. Thank you for your patience.

Starting October 1, 2024, various content management features previously accessible through pay-as-you-go licensing will be included in all commercial plans for SharePoint. This update reflects our commitment to enhancing the user experience and providing valuable tools to a wider audience.

SharePoint and Outlook users can now secure their PDF files by adding protection that restricts unauthorized access through OneDrive Web. This feature allows you to set an open password, which is required to access the PDF, or an owner password, which sets permissions for actions such as printing or editing the document. This ensures your files remain secure and only accessible to authorized individuals

This message is associated with Microsoft 365 Roadmap ID 482193.

[When this will happen:]

Targeted Release: We will begin rolling out late April 2025 and expect to complete by early May 2025.

General Availability (Worldwide, GCC, GCC High, DoD): We will begin rolling out early May 2025 and expect to complete by late May 2025 (previously late March).

[How this will affect your organization:]

• Before this rollout: Users cannot setup passwords to protect their PDF files. 
• After this rollout: Users can set a User Password to protect the PDF from being opened by non-authorized users or set Owner Password to grant certain operations like printing, copying, or modifying the content.

To set up an open password:

1. Open a PDF you have saved in OneDrive or SharePoint document library,

2. Click the lock icon located at the top left of the screen

3.Under Security, enter matching passwords. 

4. Click Save as to password protect this document,

5. Choose the location where you want to save the file and click Save here. 

6. A notification will appear at the bottom of the screen, indicating that a new file has been successfully saved. 

To set up an owner password:

1. Open a PDF you have saved in OneDrive or SharePoint document library, 

2. Click the lock icon located at the top left of the screen,

3. Under Protection, check the Grant permissions box.

4. Under Grant permission, check the box for the permissions you want to allow on this document.  [What you need to do to prepare:]

5. Type matching owner passwords and then click Save as to set permissions for this document,

6. Choose the location where you want to save the file and click Save here, 

7. A notification will appear at the bottom of the screen, indicating that a new file has been successfully saved. 

This rollout will happen automatically by the specified date with no admin action required before the rollout. You may want to notify your users about this change and update any relevant documentation. 

FAQ

Will password protection overwrite my current PDF?

No, we currently only allow the “Save as” option, so the original PDF will remain intact.

Can I see the same permission set on the same PDF document using other apps?

Yes, users are able to view the same permission settings, and the same restrictions are applied when they view the PDF within OneDrive and SharePoint.

[What you need to do to prepare:]

Note: Some users may see this feature before other users within your organization. Password protection is only available for SharePoint Premium licensed users; non-SharePoint Premium users will not see this feature.   

2025年4月2日更新: 2025年4月2日更新: 以下のコンテンツとロールアウトのタイムラインを更新しました。ご理解いただきありがとうございます。

2024 年 10 月 1 日以降、これまで従量課金制ライセンスでアクセスできたさまざまなコンテンツ管理機能が、SharePoint のすべての商用プランに含まれるようになります。このアップデートは、ユーザーエクスペリエンスを向上させ、価値あるツールをより多くのユーザーに提供するための取り組みを反映しています。

SharePoint と Outlook のユーザーは、OneDrive Web を介した不正アクセスを制限する保護を追加することで、PDF ファイルを保護できるようになりました。この機能を使用すると、PDF にアクセスするために必要なオープンパスワードや、ドキュメントの印刷や編集などのアクションの権限を設定する所有者パスワードを設定できます。これにより、ファイルは安全に保たれ、許可された個人のみがアクセスできます

このメッセージは、Microsoft 365 ロードマップ ID 482193に関連付けられています。

[これがいつ起こるか:]

対象を絞ったリリース: 2025 年 4 月下旬にロールアウトを開始し、2025 年 5 月上旬までに完了する予定です。

一般提供 (全世界、GCC、GCC High、DoD): 2025 年 5 月初旬にロールアウトを開始し、2025 年 5 月下旬 (以前は 3 月下旬) までに完了する予定です。

[これがあなたの組織にどのように影響しますか:]

• この公開前: ユーザーは PDF ファイルを保護するためにパスワードを設定できません。 
• このロールアウト後:ユーザーは、ユーザーパスワードを設定して、許可されていないユーザーがPDFを開かないように保護したり、所有者パスワードを設定して、コンテンツの印刷、コピー、変更などの特定の操作を許可したりできます。

オープンパスワードを設定するには:

1. OneDriveまたはSharePointドキュメントライブラリに保存したPDFを開き、

2. 画面左上の鍵のアイコンをクリックします

3.[セキュリティ]で、一致するパスワードを入力します。 

4. 「名前を付けて保存」をクリックして、このドキュメントをパスワードで保護します。

5.ファイルを保存する場所を選択し、[ ここに保存]をクリックします。 

6. 画面の下部に、新しいファイルが正常に保存されたことを示す通知が表示されます。 

所有者パスワードを設定するには:

1. OneDriveまたはSharePointドキュメントライブラリに保存したPDFを開き、 

2.画面の左上にあるロックアイコンをクリックします。

3. [保護] で、[アクセス許可の付与] ボックスをオンにします。

4. [許可を与える] で、このドキュメントで許可する許可のチェックボックスをオンにします。  [準備に必要なこと:]

5. 一致する所有者パスワードを入力し、[名前を付けて保存]をクリックして、このドキュメントの権限を設定します。

6.ファイルを保存する場所を選択し、[ここに保存]をクリックします。 

7.画面の下部に、新しいファイルが正常に保存されたことを示す通知が表示されます。 

このロールアウトは、ロールアウト前に管理者の操作を必要とせずに、指定された日付までに自動的に行われます。この変更についてユーザーに通知し、関連するドキュメントを更新することをおすすめします。 

FAQ

パスワード保護は現在のPDFを上書きしますか?

いいえ、現在許可されているのは「名前を付けて保存」オプションのみであるため、元のPDFはそのまま残ります。

他のアプリを使用して、同じPDFドキュメントに同じ権限セットを表示できますか?

はい、ユーザーは同じアクセス許可設定を表示でき、OneDrive と SharePoint 内で PDF を表示するときに同じ制限が適用されます。

【準備に必要なこと】

注: 一部のユーザーには、組織内の他のユーザーよりも先にこの機能が表示される場合があります。パスワード保護は、SharePoint Premium ライセンス ユーザーのみが利用できます。SharePoint Premium 以外のユーザーには、この機能は表示されません。