Updated May 30, 2025: We have updated the timeline below. Thank you for your patience.  

Coming soon: Users will be able to use the new Compress feature to reduce the file sizes of PDFs stored on Microsoft OneDrive for the web or Microsoft SharePoint. Users can choose from three different compression levels.

This message is associated with Microsoft 365 Roadmap ID 487440.

[When this will happen:]

Targeted Release: We will begin rolling out early July 2025 (previously late April) and expect to complete by late July 2025 (previously early May).

General Availability (Worldwide, GCC, GCC High, DoD): We will begin rolling out late July 2025 (previously late May) and expect to complete by early August 2025 (previously early June).

[How this will affect your organization:]

To compress PDF files for a smaller size:

1. Open a PDF in OneDrive for the web (in SharePoint, go to the document library and choose Preview):

2. Select the Compress button at the top of the screen:

3. Select a compression level and then select Save a copy to save the compressed file:

A progress notification will appear at the bottom of the screen. After the compression is complete, select Open from the notification to view the compressed file:

FAQ

What is the quality and subsampling for each compression level?

We offer three levels of image compression. All use lossy compression and chroma subsampling to reduce file sizes while maintaining visual quality. The options are: 

• Light compression: Apply 4:2:0 color subsampling and reduce 25% of image pixels. 
• Medium compression: Apply 4:2:0 color subsampling and reduce 50% of image pixels. 
• Heavy compression: Apply 4:2:0 color subsampling and reduce 75% of image pixels.

Users can compress one PDF at a time. The original file must be smaller than 300 MB.

This feature is on by default.

[What you need to do to prepare:]

Note: Some users may see this feature before other users in your organization.

This rollout will happen automatically by the specified dates with no admin action required before the rollout. You may want to notify your users about this change and update any relevant documentation.

Before rollout, we will update this post with new documentation.

2025年5月30日更新:以下のタイムラインを更新しました。ご理解いただきありがとうございます。  

近日公開予定:ユーザーは新しい圧縮機能を使用して、Microsoft OneDrive for the webまたはMicrosoft SharePointに保存されているPDFのファイルサイズを縮小できます。ユーザーは、3つの異なる圧縮レベルから選択できます。

このメッセージは、Microsoft 365 ロードマップ ID 487440 に関連付けられています。

[これがいつ起こるか:]

対象を絞ったリリース: 2025 年 7 月上旬 (以前は 4 月下旬) にロールアウトを開始し、2025 年 7 月下旬 (以前は 5 月上旬) までに完了する予定です。

一般提供 (全世界、GCC、GCC High、DoD): 2025 年 7 月下旬 (以前は 5 月下旬) にロールアウトを開始し、2025 年 8 月上旬 (以前は 6 月上旬) までに完了する予定です。

[これがあなたの組織にどのように影響しますか:]

PDFファイルを小さいサイズに圧縮するには:

1. OneDrive for the web で PDF を開きます (SharePoint で、ドキュメント ライブラリに移動して [プレビュー] を選択します)。

2. 画面上部の[ 圧縮 ]ボタンを選択します。

3. 圧縮レベルを選択し、[ コピーを保存 ] を選択して圧縮ファイルを保存します。

画面の下部に進行状況の通知が表示されます。圧縮が完了したら、通知から [開く ] を選択して、圧縮ファイルを表示します。

FAQ

各圧縮レベルの品質とサブサンプリングはどれくらいですか?

3つのレベルの画像圧縮を提供しています。すべて非可逆圧縮とクロマサブサンプリングを使用して、視覚的な品質を維持しながらファイルサイズを縮小します。次のオプションがあります。 

• 光圧縮:4:2:0カラーサブサンプリングを適用し、画像ピクセルを25%削減します。 
• 中圧縮:4:2:0カラーサブサンプリングを適用し、画像ピクセルを50%削減します。 
• 高圧縮:4:2:0カラーサブサンプリングを適用し、画像ピクセルを75%削減します。

ユーザーは一度に 1 つの PDF を圧縮できます。元のファイルは 300 MB 未満である必要があります。

この機能はデフォルトでオンになっています。

【準備に必要なこと】

手記： 一部のユーザーには、組織内の他のユーザーよりも先にこの機能が表示される場合があります。

このロールアウトは、ロールアウト前に管理者のアクションを必要とせずに、指定された日付までに自動的に行われます。この変更についてユーザーに通知し、関連するドキュメントを更新することをおすすめします。

ロールアウト前に、この投稿を新しいドキュメントで更新します。