Updated August 5, 2025: We have updated the timeline. Thank you for your patience.

SharePoint and OneDrive users can now secure their PDF files by adding protection that restricts unauthorized access through OneDrive Web. This feature allows you to set an open password, which is required to access the PDF, or an owner password, which sets permissions for actions such as printing or editing the document. This ensures your files remain secure and only accessible to authorized individuals

This message is associated with Microsoft 365 Roadmap ID 482193.

[When this will happen:]

Targeted Release: We will begin rolling out early July 2025 (previously mid-May) and expect to complete by mid-July 2025 (previously late May).

General Availability (Worldwide, GCC, GCC High, DoD): We will begin rolling out mid-July 2025 (previously late May) and expect to complete by mid-August 2025 (previously early June).

[How this will affect your organization:]

• Before this rollout: Users cannot setup passwords to protect their PDF files. 
• After this rollout: Users can set a User Password to protect the PDF from being opened by non-authorized users or set Owner Password to grant certain operations like printing, copying, or modifying the content.

To set up an open password:

1. Open a PDF you have saved in OneDrive or SharePoint document library,

2. Click the lock icon located at the top left of the screen

3.Under Security, enter matching passwords. 

4. Click Save as to password protect this document,

5. Choose the location where you want to save the file and click Save here. 

6. A notification will appear at the bottom of the screen, indicating that a new file has been successfully saved. 

To set up an owner password:

1. Open a PDF you have saved in OneDrive or SharePoint document library, 

2. Click the lock icon located at the top left of the screen,

3. Under Protection, check the Grant permissions box.

4. Under Grant permission, check the box for the permissions you want to allow on this document.  [What you need to do to prepare:]

5. Type matching owner passwords and then click Save as to set permissions for this document,

6. Choose the location where you want to save the file and click Save here, 

7. A notification will appear at the bottom of the screen, indicating that a new file has been successfully saved. 

This rollout will happen automatically by the specified date with no admin action required before the rollout. You may want to notify your users about this change and update any relevant documentation. 

FAQ

Will password protection overwrite my current PDF?

No, we currently only allow the “Save as” option, so the original PDF will remain intact.

Can I see the same permission set on the same PDF document using other apps?

Yes, users are able to view the same permission settings, and the same restrictions are applied when they view the PDF within OneDrive and SharePoint.

[What you need to do to prepare:]

Note: Some users may see this feature before other users within your organization.

2025 年 8 月 5 日更新: タイムラインを更新しました。お待ちいただきありがとうございます。

SharePoint と OneDrive のユ`ザ`は、OneDrive Web を介した不正アクセスを制限する保oを追加することで、PDF ファイルを保oできるようになりました。このC能を使用すると、PDF にアクセスするために必要なオ`プンパスワ`ド、またはドキュメントの印刷や胜嗓违伐绁螭违互乖S可をO定する所有者パスワ`ドをO定できます。これにより、ファイルは安全に保たれ、S可された人のみがアクセスできるようになります

このメッセ`ジは、Microsoft 365 ロ`ドマップ ID 482193にvB付けられています。

[これがいつ起こるか:]

象リリ`ス: 2025 年 7 月上旬 (以前は 5 月中旬) にロ`ルアウトを_始し、2025 年 7 月中旬 (以前は 5 月下旬) までに完了する予定です。

一般提供 (全世界、GCC、GCC High、DoD): 2025 年 7 月中旬 (以前は 5 月下旬) にロ`ルアウトを_始し、2025 年 8 月中旬 (以前は 6 月上旬) までに完了する予定です。

[これがMにどのような影を与えるか:]

• このロ`ルアウト前: ユ`ザ`は、PDF ファイルを保oするためのパスワ`ドをO定できません。 
• このロ`ルアウト後:ユ`ザは、ユ`ザパスワ`ドをO定して、叵蓼韦胜ぅ姗`ザが PDF を_かないようにしたり、所有者パスワ`ドをO定して、コンテンツの印刷、コピ`、涓胜嗓翁囟à尾僮鳏蛟S可したりできます。

オ`プンパスワ`ドをO定するには:

1. OneDriveまたはSharePointドキュメントライブラリに保存したPDFを_きます。

2. 画面左上にあるIのアイコンをクリックします。

3.[セキュリティ] で、一致するパスワ`ドを入力します。 

4. [名前を付けて保存] をクリックして、このドキュメントをパスワ`ドで保oします。

5. ファイルを保存する鏊蜻xkし、[ ここに保存] をクリックします。 

6. 画面の下部に、新しいファイルが正常に保存されたことを示す通知が表示されます。 

所有者パスワ`ドをO定するには:

1. OneDriveまたはSharePointドキュメントライブラリに保存したPDFを_きます。 

2. 画面左上にあるIのアイコンをクリックし、

3. [保o] で、[叵蓼胃队] ボックスをオンにします。

4. [叵蓼胃队] で、このドキュメントにS可する叵蓼违隶Д氓堀氓工颔螭摔筏蓼埂 [浃吮匾胜长:]

5. 一致する所有者のパスワ`ドを入力し、[名前を付けて保存] をクリックして、このドキュメントの叵蓼蛟O定します。

6. ファイルを保存する鏊蜻xkし、[ここに保存] をクリックします。 

7. 画面の下部に、新しいファイルが正常に保存されたことを示す通知が表示されます。 

このロ`ルアウトは、指定された日付までに自拥膜诵肖铯臁愆`ルアウト前に管理者のアクションは必要ありません。この涓摔膜い匹姗`ザ`に通知し、vBするドキュメントを更新することができます。 

FAQ

パスワ`ド保oはF在のPDFを上筏蓼工?

いいえ、F在は「名前を付けて保存」オプションのみS可されているため、元の PDF はそのまま残ります。

他のアプリを使用して、同じPDFドキュメントに同じ叵蕙互氓趣虮硎兢工毪长趣悉扦蓼工?

はい、ユ`ザ`は同じ叵拊O定を表示でき、OneDrive と SharePoint 内で PDF を表示するときに同じ制限がm用されます。

[浃吮匾胜长:]

注: 一部のユ`ザ`は、M内の他のユ`ザ`よりも先にこのC能が表示される龊悉辘蓼埂