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MC1183292 | Microsoft Purview | Data Lifecycle Management – Introducing secure priority cleanup workflows for OneDrive/SharePoint

MC1183292 | Microsoft Purview | Data Lifecycle Management – Introducing secure priority cleanup workflows for OneDrive/SharePoint
Classification stayInformed
Last Updated 11/06/2025 00:16:09
Start Time 11/06/2025 00:10:42
End Time 02/05/2026 08:00:00
Message Content

[Introduction]

We’re introducing a new capability in Microsoft Purview Data Lifecycle Management that allows admins to override existing retention policies and delete content from OneDrive and SharePoint Online before the retention or legal hold duration expires. This feature supports organizations managing Copilot-related artifacts―such as Teams recordings and transcripts―independently of OneDrive retention policies, giving admins greater control over how long this content is retained.

This message is associated with Microsoft 365 Roadmap ID 489454.

[When this will happen:]

  • General Availability (GCC): We will begin rolling out late November 2025 and expect to complete by early December 2025.
  • General Availability (GCC High, DOD): We will begin rolling out late December 2025 and expect to complete by early January 2026.

[How this will affect your organization:]

Who is affected:

  • Admins managing OneDrive and SharePoint Online retention policies
  • Organizations using Microsoft Purview for data lifecycle management

What will happen:

  • Admins can create Priority Cleanup policies to delete content before retention or hold periods expire.
  • Feature includes simulation mode, audit logging, and disposition reviews.
  • New admin policy authoring flows are introduced, governed by Microsoft Purview role groups.
  • Feature is not enabled by default; requires explicit policy creation and enforcement.
  • Requires at least two admins to author and enforce a Priority Cleanup policy.

[What you need to do to prepare:]

  • Ensure at least two admins are assigned the Priority Cleanup Admin and Retention Management roles.
  • Review and configure role assignments in Microsoft Purview portal
  • Communicate this change to your compliance and records management teams
  • Update internal documentation to reflect new policy authoring and enforcement capabilities

Learn more: Override holds to clean up files for Copilot and reclaim storage

[Compliance considerations:]

Question Explanation
Does the change alter how existing customer data is processed, stored, or accessed? It allows deletion of content before the expiration of retention or hold policies, changing how data is retained and disposed based on compliance admin decision.
Does the change modify, interrupt, or disable any of the following capabilities (Purview)? It introduces a new way to override retention policies and holds, impacting deletion workflows with the approval of an admin with special Purview roles.
Does the change include an admin control and, can it be controlled through Entra ID group membership? Admin access is governed by Microsoft Purview role groups, which can be managed via Microsoft Purview portal settings.
Machine Translation

[はじめに]

Microsoft Purview Data Lifecycle Management に、管理者が既存のアイテム保持ポリシ`をオ`バ`ライドし、保持期gまたはVAホ`ルド期gが期限切れになる前に OneDrive と SharePoint Online からコンテンツを削除できる新C能が毪丹欷皮い蓼埂￥长C能は、OneDrive アイテム保持ポリシ`とはovSに Teams のhやトランスクリプトなどの Copilot vBの成果物を管理するMをサポ`トし、管理者がこのコンテンツの保持期gをよりに制御できるようにします。

このメッセ`ジは、Microsoft 365 ロ`ドマップ ID 489454にvB付けられています。

[これがいつ起こるか:]

  • 一般提供 (GCC): 2025 年 11 月下旬に展_を_始し、2025 年 12 月初旬までに完了する予定です。
  • 一般提供 (GCC High、DOD): 2025 年 12 月下旬に展_を_始し、2026 年 1 月上旬までに完了する予定です。

[これがMにどのような影を与えるか:]

影を受ける人:

  • OneDrive と SharePoint Online のアイテム保持ポリシ`を管理する管理者
  • デ`タ ライフサイクル管理に Microsoft Purview を使用しているM

何が起こるか:

  • 管理者は、保持期gまたは保留期gが切れる前にコンテンツを削除する先 クリ`ンアップ ポリシ` を作成できます。
  • このC能には、シミュレ`ション モ`ド、O衰恁啊レビュ`が含まれます。
  • Microsoft Purview 役割グル`プによって管理される新しい管理ポリシ`作成フロ`が毪丹欷蓼筏俊
  • このC能はデフォルトでは有郡摔胜盲皮い蓼护蟆Ｃ魇镜膜圣荪辚珐`の作成とm用が必要です。
  • 先 クリ`ンアップ ポリシ`を作成してm用するには、少なくとも 2 人の管理者が必要です。

[浃吮匾胜长:]

  • 少なくとも 2 人の管理者に、 先クリ`ンアップ管理者 ロ`ルと 保持管理ロ`ルが割り当てられていることを_Jします。
  • Microsoft Purview ポ`タルでロ`ルの割り当てを_Jして成する
  • この涓颔偿螗抓楗ぅ螗工瑜鹰欹畅`ド管理チ`ムに护à
  • 新しいポリシ`の作成とm用C能を反映するように内部ドキュメントを更新する

情: Copilot のファイルをクリ`ンアップし、ストレ`ジを再利用するための保留のオ`バ`ライド

[コンプライアンスにvする考]事:]

| のh明
この涓摔瑜辍⒓却妞晤客デ`タのI理、保存、またはアクセスの方法が浃铯辘蓼工? これにより、保持ポリシ`またはホ`ルドポリシ`の有科谙蓼肖欷肭挨衰偿螗匹螗膜蛳鞒贰偿螗抓楗ぅ螗构芾碚撙Q定に基づいてデ`タの保持方法と方法を涓扦蓼埂
涓摔瑜辍⒋韦C能 (Purview) のいずれかが涓⒅卸稀蓼郡o郡摔胜辘蓼工? アイテム保持ポリシ`とホ`ルドをオ`バ`ライドする新しい方法が毪丹臁⑻eな Purview ロ`ルを持つ管理者の承Jにより削除ワ`クフロ`に影を与えます。
涓摔瞎芾碚撺偿螗去愆`ルが含まれていますか、また Entra ID グル`プ メンバ`シップを使用して制御できますか? 管理者アクセスは、Microsoft Purview ポ`タルO定を使用して管理できる Microsoft Purview 役割グル`プによって管理されます。
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