[Introduction]

We’re introducing a new way to collect files and metadata in SharePoint document libraries using modern file upload forms. This update enables library owners and editors to create custom forms—similar to Microsoft Lists forms—that can be shared internally to gather files and related information without exposing the full library. This simplifies scenarios like onboarding, campaign submissions, or invoice collection.

This message is associated with Roadmap ID 489834.

[When this will happen:]

General Availability (Worldwide, GCC, GCCH, DoD): We will begin rolling out late November 2025 and expect to complete by early January 2026.

[How this affects your organization:]

Who is affected:

• SharePoint document library owners and editors with edit permissions.
• Internal users submitting files via shared forms.

What will happen:

For file upload form creators:

• A new Forms button will appear in the command bar of document libraries and folders.
• Clicking Forms allows users to create and design a custom intake form using the library’s columns as fields.
• Form creators can show/hide fields, mark required info, and apply a theme using the library’s metadata schema.
• Files are stored in a folder associated with the form; storing files at the library root is not supported.
• Once ready, forms can be shared via link with anyone in the organization.
• Creators can stop accepting responses at any time and view/edit forms they’ve created from the Forms menu.
• External or guest sharing of forms is not supported.
• Document library forms respect existing sharing settings. If a site or library is configured to disallow shareable links to the organization, the Forms feature will not be available on that library (similar to Microsoft Lists forms).

For form respondents (contributors):

• Anyone in your organization with the form link can access and submit it.
• Respondents sign in with their organization credentials and see a web form to upload files and fill out metadata.
• Submissions can be made from any desktop or mobile browser.
• Submitters only see the form and do not see the library’s contents or other submissions.
• Once submitted, files and metadata are saved to the target folder in the library.
• Submitters cannot edit or view their submission unless they already have access to the library.
• Standard file upload methods (e.g., New, Upload, or drag-and-drop) remain unaffected. Users with direct access to the library can continue using these methods; forms provide an additional optional method for gathering files from others.

[What you can do to prepare:]

• No admin action is required to enable this feature—it will be on by default.
• Inform document library owners and editors about the new Forms capability.
• Update internal documentation to reflect this new file collection method.
• Review site and library sharing settings to ensure org-wide sharing is enabled if you plan to use this feature.
• If you want to hide the Forms button in specific libraries, use command bar customization via JSON formatting. Refer to: Command bar customization syntax reference.
• A Microsoft blog post with additional details will be published closer to rollout. We recommend checking the SharePoint Blog for updates.

Learn more: UX Updates, AI Actions & Forms in Document Libraries | Microsoft Community Hub

[Compliance considerations:]

No compliance considerations identified, review as appropriate for your organization.

[はじめに]

私たちは、最新のファイルアップロードフォームを使ってSharePointドキュメントライブラリでファイルやメタデータを収集する新しい方法を導入します。このアップデートにより、ライブラリの所有者や編集者はMicrosoft Listsのフォームに似たカスタムフォームを作成し、内部で共有してファイルや関連情報を収集し、ライブラリ全体を公開せずに管理できるようになりました。これにより、オンボーディング、キャンペーン提出、請求書回収などのシナリオが簡素化されます。

このメッセージはロードマップID 489834に関連付けられています。

[いつ起こるか:]

一般配備(世界、GCC、GCCH、DoD): 2025年11月下旬から展開を開始し、2026年1月初旬までに完了する予定です。

[これがあなたの組織にどのような影響を与えるか:]

影響を受ける人物:

• 編集権限を持つSharePointドキュメントライブラリの所有者と編集者。
• 共有フォームを通じてファイルを提出する内部ユーザー。

今後の展開:

ファイルアップロードフォーム作成者へ:

• ドキュメントライブラリやフォルダのコマンドバーに新しい フォーム ボタンが表示されます。
• フォームをクリックすると、ライブラリの欄をフィールドとして使ってカスタムの受付フォームを作成・デザインできます。
• フォーム作成者は、ライブラリのメタデータスキーマを使ってフィールドの表示・非表示、必要な情報のマーク、テーマの適用が可能です。
• ファイルはフォームに関連付けられたフォルダに保存されます。ライブラリのルートにファイルを保存することはサポートされていません。
• 準備が整えば、フォームはリンクを通じて組織内の誰とでも共有できます。
• クリエイターはいつでも返信の受け付けをやめて、 フォーム メニューから作成したフォームを閲覧・編集できます。
• フォームの外部またはゲスト共有はサポートされていません。
• ドキュメントライブラリフォームは既存の共有設定を尊重します。 サイトや図書館が組織への共有可能なリンクを禁止するように設定されている場合、 フォーム 機能はそのライブラリで利用できません(Microsoft Listsのフォームと同様)。

フォームの回答者(寄稿者)へ:

• フォームリンクを持っている組織内の誰でもアクセスして提出できます。
• 回答者は組織の認証情報でサインインし、ウェブフォームでファイルをアップロードしメタデータを記入します。
• 投稿は任意のデスクトップまたはモバイルブラウザから受け付けています。
• 投稿者はフォームのみを見ることができ、図書館の内容やその他の提出物は見ることができません。
• 送信後、ファイルやメタデータはライブラリ内のターゲットフォルダに保存されます。
• 投稿者は、すでにライブラリにアクセスできない限り、投稿内容を編集または閲覧することはできません。
• 標準的なファイルアップロード方法 (例: 新規、 アップロード、ドラッグ&ドロップ)は影響を受けません。図書館に直接アクセスできるユーザーはこれらの方法を引き続き利用できます。フォームは、他者からファイルを集めるための追加のオプション手段を提供します。

[準備のためにできること:]

• この機能を有効にするために管理者の操作は不要で、デフォルトでオンになります。
• ドキュメントライブラリの所有者や編集者に新しい フォーム 機能について知らせてください。
• この新しいファイル収集方法を反映するように内部ドキュメントを更新してください。
• この機能を使う予定がある場合は、サイトや図書館の共有設定を確認し、組織全体の共有が有効になっているか確認してください。
• 特定のライブラリで フォーム ボタンを隠したい場合は、コマンドバーのJSONフォーマットによるカスタマイズを使います。参照: コマンドバーカスタマイズ構文参照。
• 追加情報を含むMicrosoftのブログ記事は、展開が近づくにつれて公開される予定です。更新情報はSharePoint Blogをチェックすることをお勧めします。

詳細はこちら: UXアップデート、AIアクション&ドキュメントライブラリのフォーム |マイクロソフトコミュニティハブ

[コンプライアンス上の考慮事項:]

コンプライアンス上の懸念事項は特定されず、組織に応じてレビューしてください。