User impact: Users who are scheduling meetings may not receive accurate declined email messages in Exchange Online.

More info: Specifically, when users send a meeting invitation that is declined by a resource room, the email response may be missing the Organizer’s details.

While we’re focused on remediation, impacted users may be able to avoid impact by utilizing the Auto Room Booking feature, which would show up automatically if they have an active Copilot license when scheduling meetings through the new Outlook desktop client, Outlook on the web, or Microsoft Teams. After adding attendees and selecting a time for the meeting, organizers with this feature available see a “Add room with Copilot” button which will enable Auto Room Booking. Once this is enabled, users will see “Copilot Managed” and “Copilot will rebook if the room declines or the meeting is rescheduled”. Additionally, when viewing the “Places finder”, it should also show this feature as enabled, and when users click “Add a room or location”, then “Browse all rooms”, users will see “Rebook declined rooms” toggled on.

In order to enable this feature, users must have an active Copilot license and be scheduling meetings using the Outlook (new), Outlook on the web or Microsoft Teams.

Current status: Our fix deployment throughout our internal testing environment is 95% complete, and we’re continually seeing that the fix is remediating impact. Subsequently, we’ve deployed the fix throughout the affected service environment, and we’re monitoring as it saturates the affected infrastructure. Additionally, we anticipate that a remediation timeline will be provided by our next scheduled update.

Scope of impact: Some users who are scheduling meetings that are being declined by a resource room may be impacted.

Start time: Monday, October 27, 2025, at 12:00 AM UTC

Root cause: A recent deployment implemented a design change that’s preventing the Organizers’ details from reflecting properly when a meeting invitation is declined by a resource room.

Next update by: Tuesday, December 2, 2025, at 8:00 AM UTC

ユーザーへの影響:会議をスケジューリングしているユーザーは、Exchange Onlineで正確な拒否メールを受け取れない場合があります。

詳細:具体的には、ユーザーが招待状を送った際にリソースルームに拒否された場合、メールの返信に主催者の詳細が欠けている可能性があります。

私たちは修復に注力していますが、影響を受けたユーザーは、新しいOutlookデスクトップクライアント、Outlook on the web、Microsoft Teamsを通じて会議をスケジューリングする際に、有効なCopilotライセンスを持っている場合に自動表示されるAuto Room Booking機能を利用することで影響を回避できるかもしれません。参加者を追加し、会議の時間を選択すると、この機能がある主催者は「Copilotで部屋を追加」ボタンが表示され、自動予約が有効になります。これが有効になると、「Copilot管理済み」や「部屋が拒否されたり会議が再スケジュールされた場合にCopilotが再予約されます」と表示されます。さらに、「場所検索ツール」を見ると、この機能も有効になっているように表示され、ユーザーが「部屋または場所を追加」をクリックし、「すべての部屋を閲覧」をクリックすると、「拒否された部屋を再予約」がオンになっているのが確認できます。

この機能を有効にするには、有効なCopilotライセンスを持ち、Outlook(新版)、Outlook on the web、またはMicrosoft Teamsを使って会議をスケジューリングしている必要があります。

現状:社内テスト環境全体での修正展開は95%完了しており、修正が影響を補正しているのを継続的に確認しています。その後、影響を受けたサービス環境全体に修正を展開し、影響を受けたインフラが飽和している様子を監視しています。さらに、次回の更新時に修復スケジュールもお知らせする予定です。

影響範囲:リソースルームで拒否されている会議をスケジューリングしているユーザーの一部が影響を受ける可能性があります。

開始時間:2025年10月27日(月)午前0時(UTC)

根本原因:最近の導入で設計変更が行われ、リソースルームが会議の招待を断った際に主催者の詳細が正しく反映されなくなっています。

次回更新:2025年12月2日火曜日 午前8時 UTC