[Introduction]

Starting January 2026, Microsoft Whiteboard will begin retiring the Insert Document feature. This change removes the ability to insert PDFs and PowerPoint files from OneDrive for Business & SharePoint into Whiteboard. The feature is being retired because of low usage and ongoing maintenance requirements.

[When this will happen:]

• General Availability (Worldwide): We will begin retiring this feature starting in early January 2026 and expect to complete retirement in early February 2026.

[How this will affect your organization:]

Who is affected: All users of Whiteboard on Windows and Mac desktops

What’s changing?

• The option to insert PDFs and PowerPoint files from OneDrive for Business & SharePoint into Whiteboard will no longer be available.
• No admin controls are available to retain or re-enable the feature.

What remains?

• Users can continue to insert PDFs from their local PC using the Whiteboard Windows Native app.
• The Insert Picture feature will remain unaffected.
• Already inserted PDFs and PPTs will remain unaffected and can be seen on existing boards.

Details

Previously, the Insert Document feature allowed users to:

• Add PDFs and PowerPoint files via OneDrive for Business & SharePoint or Local PC on both Whiteboard Windows Native and Web.
• Select specific pages/slides, which were then converted to images and inserted into the Whiteboard canvas.

With this retirement:

• The ability to insert PDFs and PowerPoint files from OneDrive for Business & SharePoint will be removed.
• Local PDF insertion on Windows Native will continue to be supported.

Recommended Alternatives

• Convert files to images before upload: Use PowerPoint or PDF export options to save slides/pages as images and then insert them using the Insert Picture feature.
• Use local PDF insertion: Users can insert PDFs from their local PC via the Whiteboard Windows Native app.
• Leverage OneDrive sharing links: Share the document link in Whiteboard notes or sticky notes for quick access.
• Consider Microsoft Teams integration: Attach documents directly in Teams chats or meetings for collaborative review alongside Whiteboard.

[What you can do to prepare:]

• Inform users about this change and share recommended alternatives to minimize workflow disruption.
• Update internal documentation and training materials to reflect the removal of OneDrive-based document insertion.
• Prepare helpdesk teams to guide users on alternative methods and address questions related to this feature change.
• No immediate action is required. However, if your workflows depend on inserting documents from OneDrive & SharePoint, plan to use the alternatives above before February 2026.

[Compliance considerations:]

No compliance considerations are identified; review as appropriate for your organization.

[はじめに]

2026年1月から、 Microsoft Whiteboardは「 ドキュメント挿入 」機能を廃止し始めます。この変更により、OneDrive for BusinessやSharePointからWhiteboardにPDFやPowerPointファイルを挿入する機能が削除されました。この機能は使用率が低く、継続的なメンテナンスが必要なため廃止されます。

[いつ起こるか:]

• 一般公開(世界):この機能は2026年1月初旬から廃止を開始し、2026年2月初旬に終了予定です。

[これがあなたの組織にどのような影響を与えるか:]

影響を受ける人物: WindowsおよびMacデスクトップのWhiteboardユーザーの皆様

何が変わるのか?

• OneDrive for BusinessおよびSharePointからWhiteboardにPDFやPowerPointファイルを挿入するオプションは、今後利用できません。
• この機能を保持または再有効化するための管理管理はありません。

何が残っているのか?

• ユーザーはWhiteboard Windows Nativeアプリを使って、ローカルPCからPDFを挿入し続けられます。
• 挿入画像機能は影響を受けません。
• すでに挿入されたPDFやPPTは影響を受けず、既存の掲示板で確認できます。

細部

以前は、ドキュメント挿入機能によりユーザーは以下を行えるようになりました:

• OneDrive for BusinessやSharePoint、またはローカルPCで、Whiteboard、Windowsネイティブ、Webの両方でPDFやPowerPointファイルを追加できます。
• 特定のページやスライドを選択し、画像に変換してホワイトボードのキャンバスに挿入します。

この引退とともに:

• OneDrive for BusinessおよびSharePointからPDFやPowerPointファイルを挿入する機能は削除されます。
• Windows ネイティブでのローカルPDF挿入は引き続きサポートされます。

推奨代替案

• アップロード前にファイルを画像に変換する: PowerPointやPDFのエクスポートオプションを使ってスライドやページを画像として保存し、画像 挿入 機能を使って挿入してください。
• ローカルPDF挿入をご利用ください: ユーザーはローカルPCからWhiteboard Windows Nativeアプリを通じてPDFを挿入できます。
• OneDriveのリンク共有を活用する: ホワイトボードノートや付箋でドキュメントリンクを共有して、素早くアクセスできます。
• Microsoft Teamsの統合を検討してください: Teamsチャットや会議に直接文書を添付し、Whiteboardと並行して共同で確認できます。

[準備のためにできること:]

• この変更をユーザーに知らせ、ワークフローの混乱を最小限に抑えるための推奨代替案を共有してください。
• OneDriveベースの文書挿入の廃止を反映した内部ドキュメントやトレーニング資料を更新してください。
• ヘルプデスクチームを準備し、代替手法を案内し、この機能変更に関する質問に対応できるようにします。
• 即時の対応は必要ありません。ただし、ワークフローがOneDriveやSharePointからの文書挿入に依存している場合は、2026年2月までに上記の代替手段を使う計画を立ててください。

[コンプライアンス上の考慮事項:]

コンプライアンス上の考慮事項は特定されていません。あなたの組織に適したレビューをしてください。