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MC1183292 | Microsoft Purview | Data Lifecycle Management – Introducing secure priority cleanup workflows for OneDrive/SharePoint

MC1183292 | Microsoft Purview | Data Lifecycle Management – Introducing secure priority cleanup workflows for OneDrive/SharePoint
Classification stayInformed
Last Updated 12/02/2025 18:48:30
Start Time 11/06/2025 00:10:42
End Time 02/05/2026 08:00:00
Message Content

[Introduction]

We’re introducing a new capability in Microsoft Purview Data Lifecycle Management that allows admins to override existing retention policies and delete content from OneDrive and SharePoint Online before the retention or legal hold duration expires. This feature supports organizations managing Copilot-related artifacts―such as Teams recordings and transcripts―independently of OneDrive retention policies, giving admins greater control over how long this content is retained.

This message is associated with Microsoft 365 Roadmap ID 489454.

[When this will happen:]

  • General Availability (GCC): We will begin rolling out late November 2025 and expect to complete by early December 2025.
  • General Availability (GCC High, DOD): We will begin rolling out late December 2025 and expect to complete by early January 2026.

[How this will affect your organization:]

Who is affected:

  • Admins managing OneDrive and SharePoint Online retention policies
  • Organizations using Microsoft Purview for data lifecycle management

What will happen:

  • Admins can create Priority Cleanup policies to delete content before retention or hold periods expire.
  • Feature includes simulation mode, audit logging, and disposition reviews.
  • New admin policy authoring flows are introduced, governed by Microsoft Purview role groups.
  • Feature is not enabled by default; requires explicit policy creation and enforcement.
  • Requires at least two admins to author and enforce a Priority Cleanup policy.

[What you need to do to prepare:]

  • Ensure at least two admins are assigned the Priority Cleanup Admin and Retention Management roles.
  • Review and configure role assignments in Microsoft Purview portal
  • Communicate this change to your compliance and records management teams
  • Update internal documentation to reflect new policy authoring and enforcement capabilities

Learn more: Override holds to clean up files for Copilot and reclaim storage

[Compliance considerations:]

Question Explanation
Does the change alter how existing customer data is processed, stored, or accessed? It allows deletion of content before the expiration of retention or hold policies, changing how data is retained and disposed based on compliance admin decision.
Does the change modify, interrupt, or disable any of the following capabilities (Purview)? It introduces a new way to override retention policies and holds, impacting deletion workflows with the approval of an admin with special Purview roles.
Does the change include an admin control and, can it be controlled through Entra ID group membership? Admin access is governed by Microsoft Purview role groups, which can be managed via Microsoft Purview portal settings.
Machine Translation

[はじめに]

Microsoft Purview Data Lifecycle Managementに新C能を毪筏蓼埂￥长欷摔瑜辍⒐芾碚撙霞却妞伪３芝荪辚珐`を上贰⒈３制陂gや法的保留期gが切れる前にOneDriveやSharePoint Onlineからコンテンツを削除できます。このC能は、Teamsのh画やトランスクリプトなどのCopilotvBの成果物をOneDriveの保存ポリシ`に依存しずに管理するMを支援し、管理者がコンテンツの保存期gをよりかくコントロ`ルできるようにします。

このメッセ`ジはMicrosoft 365ロ`ドマップID 489454にvB付けられています。

[いつ起こるか:]

  • 一般稼P期g(GCC): 2025年11月下旬から展_を_始し、2025年12月初旬までに完了する予定です。
  • 一般稼P期g(GCC High、国防t省): 2025年12月下旬から展_を_始し、2026年1月初旬までに完了する予定です。

[これがあなたのMにどのような影を与えるか:]

影を受ける人物:

  • OneDriveおよびSharePoint Onlineの保持ポリシ`を管理する管理者
  • Microsoft Purviewをデ`タライフサイクル管理に使用するM

今後の展_:

  • 管理者は、保持期gや保留期gがK了する前にコンテンツを削除する先 クリ`ンアップポリシ` を作成できます。
  • C能にはシミュレ`ションモ`ド、O衰恁啊I分レビュ`が含まれます。
  • 新しい管理者ポリシ`作成フロ`が毪丹臁Microsoft Purviewの役割グル`プによって管理されます。
  • このC能はデフォルトでは有郡扦悉辘蓼护蟆Ｃ鞔_な方の作成と施行を要求します。
  • 先クリ`ンアップポリシ`の作成と绦肖摔仙伽胜趣2名の管理者が必要です。

[浃韦郡幛摔浃毪伽长:]

  • 少なくとも2名の管理者に 先クリ`ンアップ管理者 と リテンションマネジメントの役割を割り当ててください。
  • Microsoft Purviewポ`タルでロ`ル割り当てを_JしO定する
  • この涓颔偿螗抓楗ぅ螗工瑜佑h管理チ`ムに护à皮坤丹
  • 新しいポリシ`作成および绦C能を反映するために内部ドキュメントを更新する

はこちら: Copilotのファイルを整理しストレ`ジを取り工郡幛违`バ`ライドホ`ルド

[コンプライアンス上の考]事:]

| のh明
この涓霞却妞晤客デ`タのI理、保存、アクセス方法を浃à蓼工? 保持または保留ポリシ`の期限切れ前にコンテンツを削除でき、コンプライアンス管理者のQ定にじてデ`タの保持やI分方法を涓筏蓼埂
この涓弦韵陇C能(Purview)のいずれかを修正、割りzみ、o炕筏蓼工? 保持ポリシ`や保留を上工胄陇筏し椒à毪贰⑻eなPurview役割を持つ管理者の承Jを得て削除ワ`クフロ`に影を与えます。
涓摔瞎芾碚叵蓼夂蓼欷蓼工?また、Entra IDのグル`プメンバ`シップを通じて制御できますか? 管理者アクセスはMicrosoft Purviewの役割グル`プによって管理されており、Microsoft Purviewポ`タルのO定で管理できます。
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