[Introduction]

IT admins can customize the message and privacy link shown in Teams notifications when recording or transcription is used. These notifications inform participants implicitly or request explicit consent, depending on your meeting policy.

These notifications are displayed as strings—the text shown in the banner (implicit scenario) or dialog (explicit consent scenario). Customizing these strings helps organizations align consent language with internal policies and local requirements while retaining the default notice for compliance.

Screenshot 1: Implicit scenario – banner string

Screenshot 2: Explicit consent – dialogue string

This update is associated with Microsoft 365 Roadmap ID 536570.

[When this will happen:]

General Availability (Worldwide, GCC): Rollout will begin early January 2026 and is expected to complete by late January 2026.

[How this affects your organization:]

Who is affected:

• IT admins managing Teams meeting policies.
• Meeting participants in organizations where custom recording/transcription notifications are enabled.

What will happen:

• Meeting participants will see your organization’s custom message and privacy link in the recording/transcription notification, alongside Teams’ fixed text (such as initiator name and default privacy link).
• If no custom message is provided for a language or scenario, Teams will display the default message.
• Custom strings apply only to users assigned to the meeting policy where the setting is enabled. All participants in those meetings will see the organizer’s custom settings (subject to language availability).
• This capability is available for all enterprise Teams SKUs. There is no change to the default experience unless you configure custom messages.

[What you can do to prepare:]

• Review and update your meeting policies to include custom messages for recording and transcription notifications.
• Ensure custom messages comply with your organization’s privacy and consent requirements.
• Note the following limitations:
  

  • 200-character limit: Custom messages cannot exceed 200 characters per language/scenario.
  • Explicit vs. implicit consent: Custom strings for explicit consent scenarios are supported and visible when explicit consent policy is turned ON. For explicit consent, custom text is appended to the default message. You can leave a scenario empty to retain default text.
  • Language coverage: If a participant’s client language has no custom string for a scenario, Teams falls back to the default message.

• Support for Calling and Mobile clients will be added after general availability. No action is required at this time.

Steps to configure:

1. Go to Teams admin center → Meetings → Meeting policies, then scroll to Recording & transcription and enable Show customized in-meeting notification for recording and transcription.
2. Select Customize notification.
3. Download the CSV template from the customization panel.
4. Fill in your custom strings per scenario and language. Use <empty> to keep the default text for a specific cell. Remember: 200-character max.
5. Upload the completed CSV, use Preview to validate the look, and click Apply.
6. Turn on explicit consent if your policy requires it—custom strings for explicit consent dialogs will then be shown to participants.

Learn more:

• Manage Teams recording policies for meetings and events – Microsoft Teams | Microsoft Learn
• Set a custom privacy policy URL

[Compliance considerations:]

No compliance considerations identified; review as appropriate for your organization.

[はじめに]

IT管理者は、録音や文字起こしが使われる際、Teamsの通知に表示されるメッセージやプライバシーリンクをカスタマイズできます。これらの通知は、ミーティング方針に応じて参加者に暗黙の通知または明確な同意を求める場合があります。

これらの通知は文字列として表示されます。バナーに表示されるテキスト(暗黙のシナリオ)やダイアログ(明示的な同意のシナリオ)です。これらの文字列をカスタマイズすることで、組織は同意文言を内部方針や地域の要件に合わせつつ、デフォルトの遵守通知を保持できます。

スクリーンショット1: 暗黙のシナリオ – バナー文字列

スクリーンショット2: 明確な同意 – ダイアログ文字列

このアップデートはMicrosoft 365ロードマップID 536570に関連しています。

[いつ起こるか:]

一般公開(世界、GCC):展開は 2026年1月初旬 に開始され、 2026年1月下旬までに完了する見込みです。

[これがあなたの組織にどのような影響を与えるか:]

影響を受ける人物:

• IT管理者がTeamsの会議ポリシーを管理すること。
• カスタム録音/文字起こし通知が有効な組織のミーティング参加者。

今後の展開:

• 会議参加者は、録音・文字起こし通知で組織のカスタムメッセージとプライバシーリンク、そしてTeamsの固定テキスト(イニシエーター名やデフォルトのプライバシーリンクなど)を確認できます。
• 言語やシナリオにカスタムメッセージが提供されていない場合、Teamsはデフォルトのメッセージを表示します。
• カスタム文字列は、その設定が有効になっているミーティングポリシーに割り当てられたユーザーにのみ適用されます。これらの会議に参加するすべての参加者は、言語の利用可能性により主催者のカスタム設定を閲覧できます。
• この機能はすべてのエンタープライズTeams SKUで利用可能です。カスタムメッセージを設定しない限り、デフォルトの体験に変更はありません。

[準備のためにできること:]

• 会議ポリシーを見直し、録音や文字起こし通知用のカスタムメッセージを含めるように更新してください。
• カスタムメッセージが組織のプライバシーおよび同意要件に準拠していることを確認しましょう。
• 以下の制限に注意してください:

  • 200文字制限: カスタムメッセージは言語やシナリオごとに200文字を超えてはなりません。
  • 明示的同意と黙示的同意: 明示的な同意シナリオ用のカスタム文字列はサポートされ、明示的同意ポリシーが有効になると表示されます。明確な同意を得る場合は、カスタムテキストがデフォルトのメッセージに付加されます。シナリオを空にしてデフォルトのテキストを保持することもできます。
  • 言語カバレッジ: 参加者のクライアント言語にシナリオ用のカスタム文字列がない場合、Teamsはデフォルトのメッセージにフォールバックします。

• 通話およびモバイルクライアントのサポートは、一般公開後に追加されます。現時点では対応は必要ありません。

設定の手順:

1. Teams管理センターに行くべきですか?会議。会議ポリシーを選んでから、「録音&文字起こし」にスクロールし、「録音および文字起こしのためのカスタマイズされた会議内通知を表示する」を有効にしてください。
2. 通知のカスタマイズを選択します 。
3. カスタマイズパネルから CSVテンプレート をダウンロードしてください。
4. シナリオや言語ごとにカスタム文字列を埋めてください。特定のセルのデフォルトテキストを保持するには<empty>を使いましょう。覚えておいてください: 最大200文字。
5. 完成したCSVをアップロードし、 プレビュー で見た目を検証し、「 適用」をクリックします。
6. ポリシーで明 示的な同意 が求められている場合は、明確な同意のカスタム文字列を表示すれば参加者に表示されます。

詳細情報：

• 会議やイベントのTeams録画ポリシー管理 – Microsoft Teams |Microsoft Learn
• カスタムプライバシーポリシーのURLを設定する

[コンプライアンス上の考慮事項:]

コンプライアンス上の考慮事項は特定されませんでした。あなたの組織に適したレビューをしてください。