[Introduction]

SharePoint admins can now customize the emails sent from Data Access Governance reports to site owners and admins for site access reviews. Customizing email content helps improve the read-through rate of these emails, which can lead to faster responses and better governance across the tenant.

[When this will happen]

General Availability (Worldwide, GCC, GCCH, DoD): We will begin rolling out in mid-December 2025 and expect to complete by mid-January 2026.

[How this affects your organization]

• Who is affected: SharePoint Online admins managing Data Access Governance reports
• What will happen:
  

  • Admins can customize email content sent to site owners/admins during site access reviews.
  • This feature is designed to improve engagement and response rates.
  • No changes to existing policies; customization is optional.

[What you need to do to prepare]

• Notify your SharePoint administrators about the ability to customize emails from Data Access Governance reports. 
• Update internal documentation and workflows to reflect this change.
• Review Microsoft documentation for guidance on customizing email templates.

Learn more: Customize email to site owners – Initiate site access reviews for Data access governance reports | Microsoft Learn

[Compliance considerations]

No compliance considerations identified. Review as appropriate for your organization.

[はじめに]

SharePoint管理者は、データアクセスガバナンスレポートからサイトオーナーや管理者に送信されるメールをカスタマイズし、サイトアクセスレビューを行えます。メール内容のカスタマイズは、これらのメールの読み返し率を向上させ、より迅速な返信やテナント全体のガバナンス向上につながります。

[いつ起こるか]

一般配備(世界、GCC、GCCH、DoD): 2025年12月中旬から展開を開始し、2026年1月中旬までに完了する予定です。

[これがあなたの組織に与える影響]

• 影響を受ける人物: SharePoint Online管理者がデータアクセスガバナンスレポートを管理する
• 今後の展開:
  

  • 管理者は、サイトアクセスレビュー中に送信するメールコンテンツをカスタマイズできます。
  • この機能はエンゲージメントと応答率を向上させるために設計されています。
  • 既存の方針に変更はありません。カスタマイズは任意です。

【準備のためにやるべきこと】

• Data Access Governanceレポートから メールをカスタマイズ できる機能について、SharePoint管理者に通知しましょう。 
• この変更を反映した内部ドキュメントやワークフローを更新しましょう。
• メールテンプレートのカスタマイズに関する指針はMicrosoftのドキュメントを参照してください。

詳細はこちら: サイトオーナーへのメールカスタマイズ – データアクセスガバナンスレポートのサイトアクセスレビューを開始する |Microsoft Learn

[コンプライアンスの考慮事項]

コンプライアンス上の考慮事項は特定されていません。あなたの組織に応じてレビューを行ってください。