Introduction

Email customization for Site Lifecycle Management (SLM) policies is now generally available. This update allows SharePoint admins to tailor notification emails sent to site owners during policy execution. Customizable emails help organizations provide clearer, contextual communication aligned with internal governance standards.

When this will happen:

General Availability (Worldwide, GCC, GCC High): This feature is now available for all SLM policies, including Inactive Sites Policy, Site Ownership Policy, and Site Attestation Policy.

How this affects your organization:

Who is affected:

SharePoint administrators managing SLM policies.

What will happen:

• Admins can customize subject line, message body, and guidance URL in SLM policy emails.



• Default system emails are used unless custom templates are configured.
• No changes are introduced to existing policy behavior.

What you can do to prepare:

No action is required if default templates meet your needs.

• Review internal messaging and governance guidelines.
• Identify preferred language for clearer site owner communication.
• Create or update custom email content in the policy configuration flow.

Learn more: Customize email notifications

Compliance considerations:

No compliance considerations identified, review as appropriate for your organization.

紹介

サイトライフサイクル管理(SLM)ポリシーのメールカスタマイズが一般に利用可能になりました。このアップデートにより、SharePoint管理者はポリシー実行時にサイトオーナーに送信される通知メールをカスタマイズできるようになりました。カスタマイズ可能なメールは、組織が内部ガバナンス基準に沿った明確で文脈に合ったコミュニケーションを提供するのに役立ちます。

その時期:

一般公開(世界、GCC、GCC High):この機能は現在、非アクティブサイトポリシー、サイト所有ポリシー、サイト認証ポリシーを含むすべてのSLMポリシーで利用可能になりました。

これがあなたの組織に与える影響:

影響を受ける人物:
SharePoint管理者がSLMポリシーを管理しています。

今後の展開:

• 管理者はSLMポリシーメールで件名、メッセージ本文、ガイダンスURLをカスタマイズできます。



• カスタムテンプレートが設定されていない限り、デフォルトのシステムメールが使われます。
• 既存のポリシーの挙動に変更は導入されません。

準備のためにできること:

デフォルトのテンプレートがニーズに合っていれば、何の対応も不要です。

• 社内のメッセージやガバナンスガイドラインを見直しましょう。
• サイトオーナーとのより明確なコミュニケーションのために、推奨する言語を特定しましょう。
• ポリシー設定フローでカスタムメールコンテンツを作成または更新してください。

詳しくはこちら: メール通知のカスタマイズ

コンプライアンスの考慮事項:

コンプライアンス上の懸念事項は特定されず、組織に応じてレビューしてください。