[Introduction]

AI‑powered meeting assistant bots—such as transcription and summarization services—are increasingly used to enhance productivity in online meetings. While these tools can be valuable, some bots may access meetings without the knowledge or consent of the meeting organizer or the hosting tenant, which can create data security, privacy, and compliance risks.

To help organizations protect meeting content and increase visibility into automated participants, Microsoft Teams is introducing a new capability that detects external meeting assistant bots as they attempt to join meetings. This update gives organizers greater awareness and control and provides administrators with clear controls to manage how detected bots are handled in meetings hosted across the organization.

This message is associated with Microsoft 365 Roadmap ID 558107.

[When this will happen]

• Targeted Release: We will begin rolling out in mid-May 2026 and expect to complete by early June 2026.
• General Availability (Worldwide): We will begin rolling out in early June 2026 and expect to complete by mid-June 2026.
• General Availability (GCC): We will begin rolling out in early June 2026 and expect to complete by mid-June 2026.

[How this will affect your organization]

Who is affected

• All organizations using Microsoft Teams meetings, including GCC tenants
• Meeting organizers and Teams administrators

What will happen

• Teams will detect external meeting bots as they attempt to join meetings hosted by your organization.
• When detected, bots will be clearly labeled in the meeting lobby experience.
  • Note: There might still be bots that are undetected by the system due to their intrinsic behavior. Please inform your users to report them out directly from the app/meeting. This will help us improve our detection system.
• Organizers will be able to:
  • approve or deny detected bots from the meeting lobby.
  • see clearly which participants have been identified as bots.
  • remove detected bots during the meeting if necessary.
• These organizer controls are designed to help ensure that bot participation in meetings is an intentional and informed decision.
• A new meeting policy will be available in the Teams admin center that allows admins to configure how detected bots are handled (do not detect bots, require approval). In the future, we intend to provide more granular controls to admins, as appropriate.
• Bot detection will be enabled by default for all tenants.
• Teams will continue improving detection accuracy; however, some bots may not be detected in all scenarios.

[What you can do to prepare]

No action is required at this time.

However, we recommend that Teams admins:

• Review the new meeting policy in the Teams admin center once it becomes available.
• Keep the default setting, which requires organizers to approve detected bots before they join meetings (recommended).
• Choose a stricter or more permissive option based on your organization’s collaboration and compliance requirements.
• Inform meeting organizers that they may see new indicators and approval prompts when detected bots attempt to join meetings.
• Update internal helpdesk or governance documentation if your organization documents meeting join or lobby controls behavior.
• Monitor future Message center updates for expanded administrative controls.

[Compliance considerations]

[はじめに]

AI搭載の会議アシスタントボット、例えば文字起こしや要約サービスは、オンライン会議の生産性向上にますます活用されています。これらのツールは価値がありますが、一部のボットは会議主催者やホストテナントの同意や知らないうちに会議にアクセスする可能性があり、データのセキュリティ、プライバシー、コンプライアンスリスクを生じる可能性があります。

組織が会議内容を保護し、自動化された参加者への可視性を高めるために、Microsoft Teamsは外部 のミーティングアシスタントボット が会議に参加しようとする際に検出する新機能を導入しています。このアップデートにより、主催者は より高い認識とコントロール を得られ、 管理者は組織全体で開催される会議で検出されたボットの扱い方を明確に管理 できるようになります。

このメッセージは Microsoft 365ロードマップID 558107に関連付けられています。

[いつ起こるか]

• ターゲットリリース:2026年5月中旬から展開を開始し、6月初旬までに完了する予定です。
• 一般公開(世界): 2026年6月初旬から展開を開始し、6月中旬までに完了する予定です。
• 一般稼働開始(GCC):2026年6月初旬に展開を開始し、2026年6月中旬までに完了する予定です。

【これがあなたの組織にどのような影響を与えるか】

影響を受ける人物

• Microsoft Teamsの会議を利用するすべての組織、GCCテナントも含む
• 会議主催者およびTeams管理者

何が起こるのか

• Teamsは、組織が主催する会議に参加しようとする外部のミーティングボットを検知します。
• 検出されると、会議ロビーの体験でボットが明確にラベル付けされます。
  • 注: 本質的な行動のためにシステムに検出されないボットがまだ存在するかもしれません。ユーザーにアプリやミーティングから直接報告するよう伝えてください。これにより、私たちの検知システムの改善が期待できます。
• 主催者は以下のことを行えます:
  • ミーティングロビーから検出されたボットを承認または拒否します。
  • どの参加者がボットと特定されたかを明確 に確認してください。
  • 必要に応じて、会議中に検出されたボットを削除してください。
• これらのオーガナイザーのコントロールは、 ボットが会議に参加することが 意図的かつ情報に基づいた決定であることを保証するために設計されています。
• Teams管理センターで新しいミーティングポリシーが利用可能になり、管理者は検出されたボットの扱い方(ボットを検出せず、承認が必要)を設定できます。将来的には、管理者に対してより細かい管理を提供する予定です。
• ボット検出は すべてのテナントでデフォルトで有効になります 。
• チームは引き続き検知精度を向上させます。ただし、すべてのシナリオで検出されないボットも存在します。

【準備のためにできること】

現時点では対応は必要ありません。

しかし、Teams管理者には以下の ことを推奨 します:

• 新しいミーティングポリシー が利用可能になったら、 Teams管理センター で確認してください。
• 主催者が検出されたボットを承認してから会議に参加するというデフォルト設定を維持してください(推奨)。
• 組織の協力やコンプライアンス要件に基づいて、より厳格または寛容な選択肢を選択してください。
• ボットが会議に参加しようと検知した場合、新しいインジケーターや承認プロンプトが表示される可能性があることを会議主催者に伝えてください。
• 組織が会議に参加、またはロビーの行動を管理する文書を文書化する場合は、内部ヘルプデスクやガバナンスのドキュメントを更新してください。
• 今後のメッセージセンターの更新を監視し、管理管理の拡大を確認してください。

[コンプライアンスの考慮事項]