| Message Content |
[What and Why]
We’re announcing the General Availability of file-level archiving in Microsoft 365 Archive. This new capability enables organizations to archive individual SharePoint files into a cold storage tier while keeping them discoverable. This feature complements the existing site-level archive experience and helps optimize storage costs while maintaining compliance and accessibility.
This message is associated with Microsoft 365 Roadmap ID 477371.
[Rollout Schedule]
General Availability (Worldwide): Rollout begins in early July 2026 and is expected to complete by late July 2026.
[Impact on Your Organization]
Who is affected
- All Microsoft 365 commercial and education tenants with SharePoint Online and Microsoft 365 Archive enabled
- Users with edit or read permissions on SharePoint files
Platforms/Services
- SharePoint Online (web experience)
- Microsoft 365 Archive
What will happen
- A new Archive action will appear in SharePoint on the web for users with edit permissions, allowing them to archive eligible files.
- Files are archived into the Microsoft 365 Archive cold storage tier and can be reactivated by users with read permissions.
- Reactivation may take up to 24 hours, except for files archived within the past 7 days, which can be reactivated instantly.
- Existing retention labels, sensitivity labels, eDiscovery, permissions, and audit logging continue to apply without change, including after files are archived.
- At General Availability, file-level archiving is enabled by default for all SharePoint sites in tenants where Microsoft 365 Archive is enabled, unless administrators have previously reduced or scoped the set of enabled sites.
- File-level archive consumption is billed using the existing pay-as-you-go pricing model for Microsoft 365 Archive.
- This feature may introduce changes to storage usage and billing depending on archival activity.
- This change does not remove or replace existing site-level archiving capabilities.
[Action Required / Recommendations]
No immediate action is required. However, we recommend administrators take the following steps:
- Confirm configuration: Ensure that Microsoft 365 Archive is enabled and pay-as-you-go billing is configured in the Microsoft 365 admin center.
- Prepare support teams: Notify storage governance, records management, and helpdesk teams about the new Archive action and reactivation behavior.
- Update documentation: Revise internal training materials and documentation to reflect file-level archiving workflows.
- Evaluate scope controls: If you do not want the Archive action enabled across all sites, use tenant-level or per-site controls (via PowerShell) to scope availability.
Learn more: Manage Microsoft 365 Archive | Microsoft 365 Archive | Microsoft 365 | Microsoft Learn
[Compliance considerations]
| Question |
Answer |
| Does the change alter how existing customer data is processed, stored, or accessed (for example, documents, emails, chats)? If so, how and to what extent? |
Yes. This change introduces a cold storage tier for SharePoint files, where files are archived and require reactivation before they can be accessed, altering how stored data is accessed. While in the archive tier, the data stays compliantly stored as M365 data. |
| Does the change include an admin control, and can it be controlled through Entra ID group membership? |
Yes. Administrators can control the availability of file-level archiving at the tenant or site level using administrative configurations such as PowerShell. |
| Does the change allow a user to enable and disable the feature themselves? |
Yes. On sites enabled for file-level archiving, users with appropriate permissions can initiate archiving and reactivation actions on files, effectively controlling whether files are archived or active. |
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| Machine Translation |
【何となぜ】
Microsoft 365 Archiveにおけるファイルレベルのアーカイブ の一般公開を発表します。この新しい機能により、組織は個々のSharePointファイルをコールドストレージ層にアーカイブしつつ、発見可能に保つことができます。この機能は既存のサイトレベルのアーカイブ体験を補完し、コンプライアンスとアクセス性を維持しつつストレージコストの最適化を支援します。
このメッセージは Microsoft 365ロードマップID 477371に関連付けられています。
[展開スケジュール]
一般公開(世界): 展開は 2026年7月初旬 に始まり、 2026年7月下旬までに完了する見込みです。
[組織への影響]
影響を受ける人物
- SharePoint OnlineおよびMicrosoft 365 Archiveが有効であるすべてのMicrosoft 365商用および教育テナント
- SharePointファイルの編集または読み取り権限を持つユーザー
プラットフォーム/サービス
- SharePoint Online(ウェブ体験)
- Microsoft 365アーカイブ
何が起こるのか
- 編集権限を持つユーザー向けに、ウェブ上の SharePointに新しいアーカイブアクションが表示され、対象となるファイルをアーカイブできるようになります。
- ファイルはMicrosoft 365アーカイブのコールドストレージ層にアーカイブされ、 読み取り権限を持つユーザーは再アクティブ化できます。
- 再アクティベートには 最大 24時間かかる場合がありますが、過去 7日以内にアーカイブされたファイルは即時再有効化可能です。
- 既存の 保持ラベル、 センシティブ表示ラベル、eディスカバリー、権限、監査ログ は、ファイルのアーカイブ後も変更なく適用されます。
- 一般公開時には、Microsoft 365 Archiveが有効になっているテナント内のすべてのSharePointサイトで、ファイルレベルのアーカイブが デフォルトで有効 化されます。ただし、管理者が以前に有効サイト数を縮小または範囲設定している場合は除きます。
- ファイルレベルのアーカイブ利用は、Microsoft 365 Archiveの既存の 従量課金モデル で請求されます。
- この機能はアーカイブ活動に応じてストレージ使用量や請求に変化をもたらす可能性があります。
- この変更は既存のサイトレベルのアーカイブ機能を削除または置き換えるものではありません。
[行動が必要/勧告]
即時の対応は必要ありません。しかし、管理者には以下の措置を取ることを推奨します。
- 設定確認: Microsoft 365 管理センターでMicrosoft 365 Archiveが有効になり、課金制の課金が設定されていることを確認してください。
- サポートチームの準備: ストレージガバナンス、レコード管理、ヘルプデスクチームに新しいアーカイブアクションおよび再アクティベーション動作を通知します。
- ドキュメントの更新: 社内の研修資料やドキュメントを、ファイルレベルのアーカイブワークフローに合わせて改訂します。
- 範囲管理の評価: すべてのサイトでアーカイブアクションを有効にしたくない場合は、テナントレベルまたはサイトごとのコントロール(PowerShell経由)を使って可用性の範囲を調整してください。
詳しくはこちら: Microsoft 365アーカイブの管理 |Microsoft 365 アーカイブ |Microsoft 365 |Microsoft Learn
[コンプライアンスの考慮事項]
| 質問 |
回答 |
| この変更は、既存の顧客データの処理、保存、アクセス方法(例:ドキュメント、メール、チャット)に変化をもたらしますか?もしそうなら、どのように、どの程度の程度でしょうか? |
はい。この変更により、SharePointファイルにはコールドストレージ層が導入され、ファイルはアーカイブされ、アクセス前に再アクティベートが必要となり、保存データのアクセス方法が変わります。アーカイブ層では、データはM365データとして準拠に保存されます。 |
| 変更には管理者権限が含まれていますか?また、Entra IDのグループメンバーシップを通じて管理できますか? |
はい。管理者はPowerShellなどの管理設定を使って、テナントやサイトレベルでのファイルレベルのアーカイブの可用性を制御できます。 |
| この変更により、ユーザーは自分でその機能を有効・無効にできるのでしょうか? |
はい。ファイルレベルのアーカイブが有効なサイトでは、適切な権限を持つユーザーがファイルのアーカイブおよび再アクティベーション操作を開始でき、ファイルがアーカイブかアクティブかを効果的に制御できます。 |
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