Updated June 15, 2026: We have updated the timeline. Thank you for your patience. 

[Introduction]

Viva Engage will stop sending email notifications to frontline users (F1 and F3 licenses) who do not have an active Exchange mailbox. Previously, notifications could still be sent to users without provisioned mailboxes, resulting in repeated delivery retries, increased load on email systems, and in some cases delays to the delivery of important business communications.

This change reduces unnecessary email traffic, improves delivery efficiency, and helps ensure business-critical communications are delivered reliably and on time. Notifications through supported channels such as Microsoft Teams remain unaffected.

[When this will happen:]

General Availability (Worldwide): Rollout begins mid-June 2026 and is expected to complete by early August 2026.

[How this affects your organization:]

Who is affected:

• Frontline users assigned F1 and F3 licenses without an active Exchange Online mailbox
• Microsoft 365 admins managing Viva Engage and Exchange licensing

What will happen:

• Viva Engage will no longer send email notifications to users without active Exchange mailboxes.
• Users with valid Exchange mailbox licenses will continue to receive email notifications as usual.
• Notifications delivered via Microsoft Teams or other supported channels are not impacted.
• The change is enabled by default and applies automatically.
• Organizations may see:
  

  • Reduced load on email gateways.
  • Fewer retry attempts for undeliverable messages.
  • Improved delivery reliability for critical emails.

[What you can do to prepare:]

• No action is required.
• Review your Exchange Online licensing configuration to identify users without mailbox access.
• Evaluate your notification strategy (e.g., Teams vs. Email) for frontline workers.
• Inform helpdesk and user support teams of the expected behavior change.
• Update internal documentation if email notifications are referenced for frontline users.

[Compliance considerations:]

• Alters how existing customer data is processed: Email notifications to users without mailboxes are no longer attempted, reducing unnecessary processing of undeliverable messages.
• No other compliance impacts identified.

2026年6月15日更新:タイムラインを更新しました。ご辛抱いただきありがとうございます。 

[はじめに]

Viva Engageは、アクティブなExchangeメールボックスを持たないフロントラインユーザー(F1およびF3ライセンス)へのメール通知送信を停止します。以前は、プロビジョニングされていないメールボックスがユーザーにも通知を送ることがあり、その結果、繰り返しの配信やり直し、メールシステムの負荷増加、場合によっては重要なビジネスコミュニケーションの配信遅延が発生していました。

この変更により、不要なメールトラフィックが減り、配信効率が向上し、ビジネスに重要なコミュニケーションが確実かつ期限内に届くことを保証します。Microsoft Teamsなどの対応チャネルからの通知は影響を受けません。

[いつ起こるか:]

一般公開(世界):展開は 2026年6月中旬から 始まり、 2026年8月初旬までに完了する予定です。

[これがあなたの組織にどのような影響を与えるか:]

影響を受ける人物:

• フロントラインユーザーは、アクティブなExchange OnlineメールボックスなしでF1およびF3ライセンスを割り当てました
• Microsoft 365管理者がViva EngageおよびExchangeライセンスを管理する

今後の展開:

• Viva Engageは、アクティブなExchangeメールボックスがないユーザーにメール 通知を送りません 。
• 有効なExchangeメールボックスライセンスを持つユーザーは、通常通りメール通知を受け取ります。
• Microsoft Teamsやその他の対応チャネルを通じて配信された通知には影響がありません。
• この変更は デフォルトで有効 化されており、自動的に適用されます。
• 組織は以下のことを見ることができます:

  • メールゲートウェイの負荷を軽減すること。
  • 配信不能メッセージの再試行も減ります。
  • 重要なメールの配信信頼性の向上。

[準備のためにできること:]

• 何の対応も必要ありません。
• Exchange Onlineのライセンス設定を確認し、メールボックスにアクセスできないユーザーを特定してください。
• 現場の従業員向けに 通知戦略 (例:Teams対Email)を評価しましょう。
• ヘルプデスクやユーザーサポートチームに、予想される行動の変化を伝えてください。
• フロントラインユーザーのメール通知が参照されている場合は、内部ドキュメントを更新してください。

[コンプライアンス上の考慮事項:]

• 既存の顧客データの処理方法を変える:メールボックスのないユーザーへのメール通知は試みられなくなり、配達不能なメッセージの不要な処理が減ります。
• 他にコンプライアンスへの影響は確認されていません。