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MC1472601 | Microsoft Purview: Archive OneDrive and SharePoint files under retention policies

MC1472601 | Microsoft Purview: Archive OneDrive and SharePoint files under retention policies
Classification planForChange
Last Updated 09/15/2026 23:10:10
Start Time 09/15/2026 23:08:32
End Time 10/21/2026 07:00:00
Message Content

[What and why] 

Microsoft Purview Data Lifecycle Management now allows admins to archive OneDrive and SharePoint files based on retention policies. This helps organizations reduce storage costs by moving inactive content to Microsoft 365 Archive while maintaining compliance and discoverability. Archived content is excluded from Copilot indexing, which can improve the relevance of Copilot responses by focusing results on current, active data.

[Rollout schedule] 

General Availability (GCC, GCC High, DoD): Beginning in mid-September 2026 and expected to complete by late September 2026

[Impact on your organization]

Who is affected

  • Admins managing Microsoft Purview Data Lifecycle Management
  • Organizations using retention policies in SharePoint Online and OneDrive

Platforms and services

  • Microsoft Purview (Data Lifecycle Management)
  • SharePoint Online
  • OneDrive
  • Microsoft 365 Archive
  • Microsoft Copilot

What will happen

  • A new Archive option will be available within retention policy settings in Data Lifecycle Management.
  • Admins can configure retention policies to move inactive files to Microsoft 365 Archive storage.
  • Archived files remain available for compliance scenarios, including eDiscovery.
  • Archived content will be excluded from Copilot indexing, helping improve answer relevance.
  • This feature is not enabled by default and requires admin configuration.
  • Existing retention policies and compliance configurations remain unchanged unless updated by admins.

[Action required and recommendations]

No immediate action is required. To prepare for and take advantage of this feature, we recommend that you:

  • Review your current retention policies in Microsoft Purview Data Lifecycle Management.
  • Evaluate opportunities to reduce storage costs by archiving inactive content.
  • Update retention policies to include the new Archive option where appropriate.
  • Inform compliance and records management stakeholders about this new capability.
  • Review internal documentation and processes related to data lifecycle and storage optimization.

Learn more: Configure Microsoft 365 retention settings to automatically retain or delete content | Microsoft Learn

[Compliance considerations]

Question Answer
Does the change store new customer data, and if so where, is it cached or permanently stored? Files moved by retention policies are relocated to Microsoft 365 Archive storage, a distinct storage tier, and are stored there until restored or otherwise actioned.
Does the change alter how existing customer data is processed, stored, or accessed? Archived files move out of active storage into Microsoft 365 Archive, changing how those files are stored and accessed going forward.
Does the change introduce or significantly modify AI/ML or agent capabilities that interact with or provide access to customer data? Archived content is excluded from Copilot indexing, which changes what data Copilot can access and surface in responses.
Does the change modify, interrupt, or disable Purview capabilities such as retention policies, holds, or eDiscovery? Retention policies gain a new archive action, and archived files remain subject to eDiscovery, extending existing retention and discovery workflows.
Machine Translation

[何となぜ] 

Microsoft Purviewデータライフサイクル管理により、管理者は保持ポリシーに基づいてOneDriveおよびSharePointファイルをアーカイブできます。これにより、組織は非アクティブなコンテンツをMicrosoft 365 Archiveに移しつつ、コンプライアンスと発見性を維持しながらストレージコストを削減できます。アーカイブされたコンテンツはCopilotのインデックス作成から除外されるため、現在のアクティブなデータに結果を集中させることでCopilot応答の関連性が向上します。

[展開スケジュール] 

一般稼働期間(GCC、GCC High、DoD):2026年9月中旬から開始され、2026年9月下旬までに完了予定です

[組織への影響]

影響を受ける人物

  • Microsoft Purviewデータライフサイクル管理を管理する管理者
  • SharePoint OnlineおよびOneDriveでリテンションポリシーを使用している組織

ホームとサービス

  • Microsoft Purview(データライフサイクル管理)
  • SharePoint Online
  • OneDrive
  • Microsoft 365アーカイブ
  • Microsoft Copilot

何が起こるのか

  • 新しいアーカイブオプションは、データライフサイクル管理の保持ポリシー設定内で利用可能になります。
  • 管理者は保存ポリシーを設定し、非アクティブなファイルをMicrosoft 365アーカイブストレージに移動させることができます。
  • アーカイブされたファイルは、eディスカバリーを含むコンプライアンスシナリオでも引き続き利用可能です。
  • アーカイブされたコンテンツはCopilotのインデックスから除外され、回答の関連性が向上します。
  • この機能はデフォルトでは有効ではなく、管理者設定が必要です。
  • 既存の保持ポリシーやコンプライアンス構成は、管理者による更新がない限り変更されません。

[行動が必要と提言]

即時の対応は必要ありません。この機能に備え、活用するために、以下のことをお勧めします:

  • Microsoft Purviewのデータライフサイクル管理で現在の保持ポリシーを見直してください。
  • 非アクティブなコンテンツをアーカイブすることでストレージコスト削減の機会を評価しましょう。
  • 適切な場合、新しいアーカイブオプションを含めるように保持ポリシーを更新してください。
  • この新しい機能についてコンプライアンスおよび記録管理の関係者に知らせてください。
  • データライフサイクルやストレージ最適化に関する内部ドキュメントやプロセスをレビューしてください。

詳細はこちら:Microsoft 365の保持設定を設定してコンテンツを自動保持または削除する |Microsoft Learn(Microsoft Learn)

[コンプライアンスの考慮事項]

質問 回答
変更は新しい顧客データを保存するのでしょうか?もし保存しているなら、どこにキャッシュされているのか、それとも恒久的に保存されているのか? 保持ポリシーで移動されたファイルは、Microsoft 365 Archiveストレージという別個のストレージ層に移され、復元またはその他の対応が行われるまでそこに保存されます。
この変更は既存の顧客データの処理、保存、アクセス方法を変えますか? アーカイブされたファイルはアクティブストレージからMicrosoft 365 Archiveに移動し、今後それらのファイルの保存やアクセス方法が変わります。
この変更は、顧客データとやり取りしたりアクセスを提供したりするAI/MLやエージェントの機能を導入または大幅に変更しますか? アーカイブされたコンテンツはCopilotのインデックス作成から除外され、これによりCopilotがアクセスできるデータや応答に表示されるデータが変わります。
変更によって、保持ポリシー、保留、eDiscoveryなどのPurview機能が変更、中断、無効化されますか? 保持ポリシーは新たなアーカイブアクションを獲得し、アーカイブファイルはeディスカバリーの対象となり、既存の保持および発見ワークフローが拡張されます。
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